電子契約のサービス導入にはいくらかかる？

電子契約サービスを導入するとよりスムーズに電子契約を締結できるだけでなく、契約更新の漏れや遅れなどもしっかり管理できます。

しかし、一口に電子契約サービスといっても非常に多くの種類が存在します。それぞれサービスの内容や費用が異なるため、「どれが自社にあうのだろうか」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、電子契約サービスを導入する際の費用についてまとめました。

これから電子署名やタイムスタンプの本格的な導入を検討している場合は、ぜひ本記事を参考にしてください。

電子契約サービス導入費用の算出方法

電子契約サービスには無料プランもありますが、会社として本格的に導入するのであれば高い機能性・セキュリティが担保されている有料プランの利用に絞った方がいいでしょう。

したがって、本記事では有料プランに焦点を当てて電子契約サービスの費用について見ていきます。

有料プランの電子契約サービスの多くは、月額基本料金制です。契約書の作成・送信数に応じて従量課金にしているケースが一般的です。

基本的に利用プランはいくつか用意されていて、金額が上がるごとに使用できる機能が増えていきます。

あくまでも目安ですが、1ヵ月あたりの契約数が100件程度であれば、トータル5万円程度に収まるケースもめずらしくありません。

契約書の電子化で削減できる費用とは

電子契約サービスの導入などで、契約書を電子化するとさまざまな費用の削減につながります。

具体的には、次のような費用を抑えられる可能性が高いです。

• 契約書を書面に印刷するための紙代、印刷代
• 製本代
• 相手先に契約書を送付するための郵送費
• 契約作業を進めるために必要な人件費
• 契約書を保管するためにかかる管理費
• 書面契約で欠かせない収入印紙代

基本的にはペーパーレス化による費用削減ですが、電子契約に慣れていない人・よく知らない人は収入印紙が不要になることについて驚くケースが多いです。

契約書に金額を記載する場合、その金額に応じた収入印紙を貼付しなければいけません。これは法律に基づくルールです。

しかし、契約書を電子化する電子契約では書面にサインすることはないため、収入印紙の添付は必要ありません。

導入・利用にかかる平均費用相場

では、電子契約サービスを導入・利用するためには平均でどれくらいの費用負担が必要になるのでしょうか。

費用項目ごとに相場をまとめたので、料金を確認してみましょう。

電子契約サービスの費用項目1：月額基本料金

月額基本料金の相場は、1万円～4万円ほどです。機能が豊富な電子契約サービスは、開発コストや運用管理費などが多くかかっているため相場よりも料金が高くなる傾向にあります。

月額基本料金の特徴は、電子契約サービスの利用状況にかかわらず毎月発生する点です。

電子契約サービスの費用項目2：サービス利用料金

月額基本料金とは別に発生する、従量課金部分の料金がサービス利用料金です。契約書1通あたりで費用が設定されていることが多く、相場は50円～300円ほどです。

電子契約サービスのなかには通数に制限を設けて、その範囲であれば無料で利用できるプランを用意しているところもあります。

電子契約サービスの費用項目3：オプション料金

効率よく契約作業を進められるように、オプション機能を設けている電子契約サービスが増えています。オプション機能の例としては、自動でリマインドメールを作成する機能、書面の契約書を電子化できる機能などが代表的です。

オプション内容ごとに料金を公開しているところは少なく、電子契約サービスの担当者に直接相談するケースが多くなっています。

電子署名システムの料金比較／2021年版

主な電子署名システムの初期費用、月額料金、無料プランの有無を一覧表にまとめました。自社に合うサービスを探す際の比較に役立ててください。

電子契約サービス導入で失敗しない方法

電子契約サービスを導入する際に、いろいろな問題に直面することがあります。

ここでは、問題を最小限に抑えるために有効な失敗しないためのポイントを解説します。

導入費用・料金プランで選ぶ

前述の通り、電子契約サービスによって導入費用や料金プランは異なります。

したがって、導入前に自社がどれだけ電子契約サービスに投資できるのか、どのような機能が必要なのかを明確にしておくことが大切です。

費用対効果が高い電子契約サービスも増えていますが、費用の安さだけで決めないようにしてください。

使い勝手で選ぶ

電子契約サービスを導入する際は、無料体験などをうまく活用して実際にシステムを使用することをおすすめします。

使い勝手を二の次にすると、電子契約サービスを導入したことでかえって現場の負担が増えてしまう恐れがあります。

会社の上層部だけで決めず、現場の声に耳を傾けることを忘れないようにしましょう。

セキュリティ体制で選ぶ

電子契約サービスはそのサービスの特性上、会社にとって非常に重要な情報を取り扱います。仮に、その情報が外部に流出してしまえば、自社はもちろん取り引きの相手方にも迷惑をかける恐れがあるでしょう。

会社として電子契約サービスを本格的に活用していきたいのであれば、セキュリティ体制が十分に整っているものを選ぶことが大切です。

例えば、プライバシーマークや情報セキュリティマネジメントの認証を受けている電子契約サービスを選ぶといいでしょう。

まとめ

電子契約サービスにはさまざまな種類があり、できるだけ費用を抑えたいのであれば無料プランも利用できます。

しかし、無料プランは利用できる機能が限定されたり、セキュリティに不安があったりなどのデメリットがあることも事実です。

会社として電子契約サービスを本格的に導入したいのであれば、有料で費用対効果が高いものを選ぶことをおすすめします。

今回紹介した電子契約サービスの費用まとめを参考に、自社に適したものを探してみてください。