インターネットを通して離れた場所にいる相手と電子契約を締結できる時代になりました。押印なしで電子署名・タイムスタンプを活用して、電子契約を導入している会社も多いでしょう。
しかし、電子契約を締結する際に締結日のズレについて悩む人が増えています。作成日と契約締結日との間に時間的な差異が生じてしまい、頭を抱えている人もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、電子契約における締結日について解説します。電子契約の締結日とタイムスタンプの日付のズレは問題になるのか、どのように締結日を決めればいいのか見ていきます。
電子契約の契約締結日・作成日、タイムスタンプとのズレが気になっている方はぜひ参考にしてください。
電子契約における契約締結日とは
そもそも契約締結日とは、当事者間で契約を締結した日を指します。会社と会社で結ぶ契約だけでなく、会社と個人、個人と個人でも電子契約を締結できます。
通常は、契約締結日は効力の発生日となります。契約がスタートするのが契約締結日と認識するのが一般的です。
とはいえ、契約締結日を決める方法はいくつか存在します。具体的には、以下の通りです。
- 契約締結日と契約開始日をあわせる
- 当事者間で最初に契約書にサインした日を契約締結日とする
- 当事者間で最後に契約書にサインした日を契約締結日とする
- 当事者間で契約内容について合意した日を契約締結日とする
- 関係者すべての社内承認が完了した日を契約締結日とする
詳しくは後述するので、あわせて確認することをおすすめします。
契約締結日を決める際は相手と日付をいつにするか相談しておくことが大切です。契約締結日の認識が異なると、後からトラブルに発展する可能性もあるため注意しましょう。
締結日とタイムスタンプの日付のズレは問題になる？
電子契約を利用していると、契約締結日と電子文書に付与したタイムスタンプの日付にズレが生じることがあります。結論からいえば、契約日とタイムスタンプの日付が違っている場合、必ず不正文書となるわけではありません。
しかし、取引先とトラブルになるケースを防ぐためには少し工夫が必要です。
例えば、契約書にいつから当該契約の効力が発生するのかを明記します。具体例を挙げて考えてみましょう。
2021年3月31日を契約締結日として考えます。この場合、タイムスタンプを付与する電子文書に当該契約の効力が発生する日は、2021年3月31日であることを記載します。その後、取引先とやり取りし、最終的に電子文書にタイムスタンプが押されたのは2021年4月1日です。
上記の例であれば、締結日とタイムスタンプの日付がズレていても取引先ともめる可能性は極めて低いことが分かります。
一方、契約書に契約締結日の取り扱いについて記載せず、タイムスタンプの日付とズレが生じてしまうと契約の効力がいつから発生するのか双方の認識が異なる可能性があります。
電子契約を用いて取引先とやり取りする場合はこうした点に注意するようにしてください。
電子契約の締結日のバックデートで問題になるケースとは
電子契約では基本的に、契約締結日のやむを得ないズレ・バックデートは問題になりません。しかし、悪意を持ったバックデートは、法的に問題視されるため気をつけなければいけません。
電子契約の締結日におけるバックデートで問題になるケースの例をいくつか紹介します。
- 契約に合意していない日に合意していたと事実をねつ造した場合
- 合意していたものの、契約書の作成が長期渡って遅れた場合
- 代表者が代わるタイミングで合意した契約で、新代表者が就任していないにもかかわらず新代表者名義で合意した場合
- 暦上存在しない日付を契約締結日とした場合 など
悪意を持って電子契約の締結日をバックデートする場合だけでなく、無自覚でルール違反になってしまうこともあります。
会社で電子契約を導入する際は、契約締結日とタイムスタンプのバックデートに十分気をつけてください。
作成日とのズレ（バックデート）は問題にならない
電子契約を結ぶためには、電子文書の作成が必要です。バックデートを気にするあまり、作成日と契約締結日のズレに不安を持つ人もいますが、こちらについては特に問題ありません。
また本来の作成日と契約書に記載した作成日が違っていても気にしなくて大丈夫です。
とはいえ、基本的には実際に契約書を作成した日を記載した方がいいでしょう。任意の日付に変更しなくても問題ない場合は、ありのままの事実を記載した方が無難です。特に必要もないのに作成日を変更すると、取り引き先とトラブルになるケースもあるため注意しましょう。
電子契約の締結日の決め方と注意点
電子契約の締結日の決め方は、主に5種類です。ここでは、それぞれの内容と注意点をあわせて解説します。
契約締結日と契約開始日をあわせる
契約期間を設定する場合は、その開始日を契約締結日とするといいでしょう。
例えば、2021年12月1日が契約開始日で、契約書をそれ以前に作成していた場合でも契約締結日は2021年12月1日になります。
なお、契約書を作成してから契約開始日・契約締結日を迎えるまでに、万が一契約違反が発生していた場合に契約書の効力について争う恐れもあるため注意が必要です。
当事者間で最初に契約書にサインした日を契約締結日とする
契約書に初めて電子署名・タイムスタンプを付与した日を契約締結日とする方法です。
スムーズに契約業務を進められるメリットがある一方で、当事者がきちんと電子契約の内容を確認しないままサインしてしまう恐れがあります。
契約内容について不満があっても、まかり通らない可能性があるため先に口頭で案内するなどの工夫が必要です。
当事者間で最後に契約書にサインした日を契約締結日とする
最後に電子契約にサインした日を締結日とする考え方で、多くの企業で用いられています。
ただし、最後の押印者が自由に日付を記入してしまうリスクがあります。契約締結日の入力を忘れる恐れもあるでしょう。
こうした問題をあらかじめ防ぐためには、電子契約のフローを確認できる電子署名サービスなどの利用がおすすめです。
当事者間で契約内容について合意した日を契約締結日とする
電子契約を結ぶ当事者との間で、契約内容に合資した日を契約締結日とする方法もあります。
会場で口頭の同意を得た場合や離れた場所にいる相手とメールなどで合意した場合などは、この方法で契約手結日を決めるケースが多いです。
関係者すべての社内承認が完了した日を契約締結日とする
会社の規模が大きい場合などは、電子契約に関係するすべての社内承認が完了した日を契約締結日とする場合があります。
何かを決定する際に、社内稟議を行う慣習がある会社はこの方法で電子契約の締結日を決めるとスムーズかもしれません。
まとめ
電子契約の締結日とタイムスタンプの日付がズレていても、すぐに問題になるわけではありません。取引先とのトラブルを防止するためにも、契約書に締結日を具体的に明記するなどしてきちんと証拠を残す工夫をおすすめします。
また電子契約の締結日と電子文書の日付がズレている場合も、問題ありません。ただし、故意に日付を調整すると法的に問題になったり、取引先との間でもめたりする恐れがあります。
電子契約を活用する際は、締結日の取り扱いに注意するようにしましょう。