「電子契約の保管方法とは？」
「電子帳簿保存法を満たした保管方法が知りたい」
と疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。
電子契約は電子帳簿保存法を満たした保管方法を取る必要があります。もし、要件を満たした保管方法がされていない場合、青色申告の承認取り消しなどのリスクがありますので確実な対応が必要です。
当記事では電子契約が満たすべき電子帳簿保存法の概要、電子帳簿保存法 電子取引要件の詳細、電子契約を要件満たして保存をする際の注意点までをご紹介します。
電子契約は電子帳簿保存法を満たした保管方法を取る必要がある
電子契約は電子帳簿保存法を満たしたシステム保存が必要です。以下では、具体的にどのような要件を満たした保管方法を取る必要があるのか解説していきます。
電子帳簿保存法とは何か
電子帳簿保存法とは読んで字のごとく、電子的に帳簿や書類をシステム上に保存してもよいと認めた法律です。
1998年に施行されてから、世の中のペーパーレス需要に応える形で改正を繰り返してきました。直近では2022年1月にも改正がされ、2024年1月に改正が予定されています。
電子帳簿保存法は保存対象となる文書の種類により以下の要件区分があります。
- 国税関係帳簿（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書（電子取引保存の要件区分）
要件区分ごとに満たすべき保管方法が異なりますので、保管方法の要件を確認したうえで対応ください。
電子契約は電子取引要件を満たす必要がある。
上記4つの要件の中で電子契約が満たす必要のある保管方法の要件は電子取引保存の要件区分です。電子取引とは相手方とモノや金の流れに関連する取引情報をやり取りした場合、取引情報に対して要件を満たしてシステム保管しなければならない要件です。
2022年1月の改正以降、電子的な保管方法を必ず取らなければならなくなりました。
もし要件を満たした保管方法をとれていない旨を監査時に指摘された場合、青色申告の承認取り消しや仕入れ税額控除が認められないなどのペナルティが想定されますので、確実な対応が必要です。
2023年12月までは書面出力も認められている
とはいえ、2023年12月までは電子契約を利用していたとしても、書面出力による保管方法を選択しても、税法上は対応ができます。
これは、2022年1月の時点で上記の電子取引要件対応ができている企業が少なかったことから、国税庁より2年間の猶予が公表されたことによります。
したがって、電子契約は2024年1月から電子保存をすればよいのです。とはいえ、対応までにあまり時間がありませんので、早期に電子帳簿保存法 電子取引要件を満たした保管方法がとれるように準備を進めてください。
2024年1月改正以降はデータ保存が推奨
ここで気になるのは2024年1月以降の保管方法の要件です。2022年12月に公表された税制改正大綱によれば2024年1月以降は以下の要件を満たした保管方法をとれば、書面出力によって電子取引要件対応ができるとされています。
- 保存要件に従って保存ができなかった相当の理由があること
- 電磁的記録のダウンロードの求めに応じること
- 電磁的記録の出力書面の提示または提出ができること
とはいえ、上記の条件を満たしたとしても、書面と電子の両方の保存が必要になるため、業務効率化の観点からすると非効率になります。したがって、多くの企業では電子取引要件対応した保管方法を準備する方向で決定をする場合が多いようです。
2022年1月改正以降に電子取引要件で満たすべき要件は大きく2つ
覚書などの電子契約が満たすべき電子帳簿保存法を満たした保管方法は以下の通りです。
- 保管方法の要件①：可視性
- 保管方法の要件②：真実性
保管方法の要件①：可視性
可視性とは、「特定の文書を明瞭かつ、速やか整然に見つけてね」という要件です。いくつか可視性の要件はありますが、その中でも特に満たすのが難しいのが、検索性の要件です。
検索性の要件では、税務監査時にダウンロードの求めるに応じる前提付きで以下主要3項目で検索ができればよいとされています。
- 取引先名
- 取引年月日（電子契約の契約締結日）
- 取引金額（電子契約の契約金額）
もし何かしらの理由で電子契約のダウンロードの求めに応じることが難しい場合には、上記に加えて以下を実施できる必要があります。
- 範囲検索
- 複数条件検索
保管方法の要件②：真実性
真実性とは、電子文書を保存してから改ざんされていないことを証明する要件です。電子取引要件では以下いずれかの手段を取ることによって対応が可能とされています。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
最も簡単に対応ができる保管方法はタイムスタンプの付与です。とはいえ、タイムスタンプを導入する場合、追加でコストがかかる場合も多いですので、無料で実施したい場合には事務処理規程による対応をおすすめします。
法人税法上で7年以上の保存義務がある
電子契約は税法上の国税関係書類に該当しますので法人税法に基づいた保管方法と取る必要があります。法人税法上で国税関係書類には7年以上の保存、繰越欠損金を見据えるのであれば10年以上の保存が必要です。
もし電子契約サービスを導入するのであれば、導入予定の電子契約サービス上での保管方法（7年以上保存できるか）が一つの比較ポイントとなるでしょう。
電子契約の電子帳簿保存法対応時の注意点
電子契約の電子帳簿保存法対応についていくつか注意点があります。注意点を把握した上で電子契約の適切な保管方法をご検討ください。
- 保管方法のポイント①：タイムスタンプの付与は必須ではない
- 保管方法のポイント②：書面を電子化する場合にはスキャナ保存要件対応をする必要がある
- 保管方法のポイント③：所轄税務署への申請はすべて廃止されたわけではない
- 保管方法のポイント④：電子契約化できない契約もあるため注意
保管方法のポイント①：タイムスタンプの付与は必須ではない
電子帳簿保存法の電子取引要件対応における真実性対応のために、タイムスタンプの付与が必須であると理解されている方が一定数います。しかし、誤りです。必ずしもタイムスタンプの付与は必要ではないのです。
タイムスタンプの付与に代わり、訂正削除の防止に関する事務処理規程などを作成して対応することもできます。
また、訂正削除の防止に関する事務処理規程は国税庁よりサンプルが提供されていますので、サンプルを改変することで工数をかけることなく無料で対応ができる点にも留意ください。
保管方法のポイント②：書面を電子化する場合にはスキャナ保存要件対応をする必要がある
書面契約を電子化して保存する場合、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たした保管方法を検討する必要があります。
スキャナ保存要件は電子取引要件より対応が難しい場合が多いですので、改めて電子文書の保管方法を検討する必要があるでしょう。
とはいえ、2022年12月に公表された税制改正大綱では2024年1月以降に電子帳簿保存法 スキャナ保存要件が大きく緩和されることが公表されています。したがって、もし書面契約の電子化をするのであれば2024年1月以降を検討するとよいです。
保管方法のポイント③：所轄税務署への申請はすべて廃止されたわけではない
2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、各保存要件にしたがって保管を始める際に所轄税務署長への届け出が不要とされました。
しかし、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件では、過去分の書類を電子化する際には所轄税務署長への届け出が必要とされている点に注意が必要です。つまり、過去分の書面契約を電子契約化する場合、届け出が必要になります。
その他、帳簿保存の要件では優良帳簿として対応する場合には届け出の必要があります。
したがって、電子帳簿保存法を開始する際には届け出は基本的に必要ありませんが、一部の要件では引き続き届け出が必要になりますので、適時届け出が必要か確認する必要があるでしょう。
保管方法のポイント④：電子契約化できない契約もあるため注意
2021年9月に施行されたデジタル改革関連法により、大部分の契約書は電子契約化可能になりました。しかし、例えば以下のような一部の契約書では引き続き書面契約での契約締結が求められている点に注意が必要です。
- 公正証書が必要な契約
- 特商法に関わる契約 など
とはいえ、契約書全体で電子契約化を認める動きは出てきています。例えば、特商法に関わる契約は2023年6月には電子契約化が可能になる見込みです。
>現状、電子契約化できないとはいえ、今後できる可能性はありますので、書面を電子契約化する際には都度確認が必要になるでしょう。
まとめ 要件を満たした保管方法を取ろう
電子契約は電子帳簿保存法 電子取引要件を満たした保管方法でシステム保存が必要です。また、書面を電子契約化する場合には電子取引要件ではなく、スキャナ保存要件を満たしたシステム保存が必要である旨に注意ください。
そのほかにも電子契約を利用する場合には、タイムスタンプの付与は必須ではない、電子契約化できない契約もあるなど、いくつか注意点がありますので、事前に把握した上で電子契約をご利用ください。
とはいえ、電子契約導入による契約業務の効率化効果は大きいです。電子契約を比較検討の上、導入して業務を効率化していきましょう！