「ビレッジハウスの契約時に電子契約は利用できる？」
「電子契約を利用する際の注意点は？」
と疑問に感じていませんか。
敷金礼金0円、更新料不要、保証会社不要と入居のしやすさが売りのビレッジハウスですが、賃貸借契約の契約時には電子契約を利用できます。電子契約を利用することで契約締結を簡単に、早期にできますので利用がおすすめです。
当記事ではビレッジハウスにおける賃貸借契約への電子契約利用の概要、ビレッジハウスにおける電子契約を利用する際の流れ、電子契約を利用する際の注意点までご紹介します。
ビレッジハウスでは入居申し込みから契約締結まで電子対応可能
ビレッジハウスでは入居申し込みの段階で電子契約を利用できます。賃貸借契約へ電子契約を利用することで、賃貸借契約書をPDF保存できるなどのメリットがありますので利用がおすすめです。
そもそもビレッジハウスとは？
ビレッジハウスとは、ソフトバンクグループ傘下の米投資会社フォートレス・インベストメント・グループによる賃貸住宅サービスです。
ビレッジハウスでは築年数60年など築年数の長い物件をリノベーションして借りることができます。
ビレッジハウスは築年数が長いですがリノベーション済みであるので、内装はきれいであると評判です。また、ビレッジハウスを利用するメリットとして以下があります。
- 敷金礼金0円、更新料0円、保証会社不要であるので、入居コストが破格に安い
- 1LDK物件も多く、コストに対して間取りが広い
電子申し込み・電子契約が可能な範囲とは？
ビレッジハウスへの申し込み・賃貸借契約は仲介会社経由での申し込みを除いて電子対応が可能です。電子対応が可能な一覧は以下の通りです。
| 電子申し込み | 電子契約 | |
| 直接取引 | 〇 | 〇 |
| 仲介会社経由の取引 | × | 〇 |
つまり、ビレッジハウスでは直接契約であれば申し込みから契約まですべて電子上で完結できますので、利便性が高いといえます。
従来の取引であると、紙申し込み上の記載に誤りがある場合、審査に進むまでに時間を要してしまう点に課題がありました。
しかし、ビレッジハウスでは申し込みプロセスを電子化できることで、入居申し込みまでのリードタイムを大幅に短縮することができています。
また、契約時においても上述の紙申し込みと同様の課題がありましたが、ビレッジハウスでは電子契約（DocuSign）を利用できるので、消費者の利便性が大きく向上しているのです。
ビレッジハウスが対応できるのは日本語のみ？
ビレッジハウスの入居・契約時の文書に利用できる言語は日本語だけでなく、英語、ベトナム語、ポルトガル語に対応をしています。ビレッジハウスへの入居者は海外からの方も多いため、多言語対応をしているようです。
ビレッジハウスとの電子契約の流れ
ビレッジハウスで電子契約を利用した賃貸借契約の契約締結までの流れは以下の4つのステップをとります。
- 流れ①：電子申し込みをする
- 流れ②：審査結果を確認する
- 流れ③：賃貸借契約を電子契約により締結する
- 流れ④：鍵を受け取る
流れ①：電子申し込みをする
部屋の内見後、申し込み手続きを実施します。申し込み手続きは電話やFAXでも実施は可能ですが、おすすめはメールや専用プラットフォーム上での電子申し込みです。
申し込み手続き後、申し込み内容に不備があると、都度訂正をする必要があるのですが、電子申し込み手続きであれば、容易に修正できるうえに、再申し込みも短時間でできるので、申し込み完了までのリードタイムを短縮できます。
書面での申し込み手続きの場合、不備があった際には1週間以内に訂正書類を再送しなければ、キャンセル扱いになってしまうこともあります。
多忙やうっかり忘れによるキャンセルを防ぐ意味でも、早期に対応がしやすい電子申し込み手続きが推奨です。
流れ②：審査結果を確認する
申し込み後、ビレッジハウスから3日から3週間程度で審査結果が届きます。審査の結果、関連情報に問題がなければ、入居開始希望日を返信して電子契約の段階に移ります。
ただし、ビレッジハウスから審査結果を受領したタイミングで審査結果に応じて入居条件を付けられることがある点に注意が必要です。
この入居条件を鑑みて入居するかどうか検証する必要があります。申し込み者によっては、ビレッジハウスから敷金2か月分を要求される場合などがあるようです。
流れ③：賃貸借契約を電子契約により締結する
契約の意思をビレッジハウスに示すと、電子契約サービスDocuSignから賃貸借契約について電子契約の依頼メールが登録したメールアドレス宛に届きます。
メールアドレス上の契約内容確認ボタンを押すと、契約内容を確認できますので、自身の契約内容を精査しましょう。契約内容に認識齟齬がなければ、サイン（自身の名前を入力する）することで賃貸借契約は締結完了です。
ただし、賃貸借契約を締結しただけでは、事務手続き上は完了していない点に注意ください。他以下を対応する必要があります。
- 家賃引落口座のオンライン口座振替登録
- 住まいプラス少額短期保険料の振り込み
- 日割り＆翌月家賃などの初期費用振込 など
上記を期日までに実施することで、入居予定物件のカギを受け取ることが可能です。
流れ④：鍵の受け渡しをする
入居予定日になったら、入居予定物件の管理人室にいる管理人さんから鍵を受け取ります。この際に以下を教えてもらうようにしてください。
- 自治体のゴミ出しルール
- 収集カレンダーなどの資料
- ビレッジハウスのルールブック
- 電気、水道、ガスの連絡先 など
また、特に大事なのは現況確認書を受領することです。現況確認書とは、入居時の入居物件の状況を記載するもので、今後引っ越しをする際に修繕費の拠出割合に関わるような資料になります。
したがって、現況表はしっかりと記入して、可能であれば1週間以内を目途として管理人室に提出するようにしましょう。
電子契約する際の注意点
ビレッジハウスでの契約では電子契約を利用できますが、利用時にはいくつか注意点があります。注意点は以下の通りです。
- 電子契約注意点①：電子署名などスマホの扱いに戸惑う可能性
- 電子契約注意点②：支払先は2か所ある
- 電子契約注意点③：賃貸借契約の電子契約は保管しておこう
- 電子契約注意点④：オンライン口座を登録する
- 電子契約注意点⑤：仲介業者は利用しないのがおすすめ
電子契約注意点①：電子署名などスマホの扱いに戸惑う可能性
電子契約を利用する場合、賃貸借契約書をPCやスマホ上で閲覧することになります。
文字が見えづらい
この時、スマホ上で契約書を確認する際、文字の小ささが課題となる場合があるのです。
契約内容、特に特約などに認識齟齬がある場合には、契約内容について話し合いが必要になるため、契約内容の確認は厳密に行う必要があります。そこで、もし文字の見えずさが課題となる場合はプリントアウトして確認が必要です。
もし、契約内容について不明点がある場合には、ビレッジハウスからのメール上に記載された問い合わせ先に問い合わせをするようにしましょう。メールを送付してきた送信元に返信しても、問い合わせはできない点に注意が必要です。
署名の仕方がわからない
契約内容に問題がないことを確認したあとには、電子契約サービス（DocuSign）を利用して、契約に署名をします。電子契約サービス上で確認ボタンを押すと署名ボタンが出てきますので、押せば署名完了です。
「こんなに簡単に署名できるの？法的効力は？」と疑問に感じる方がいるかもしれませんが、電子署名を付与すれば、書面契約と同等の法的効力を保持できます。
書面契約では押印が契約締結の証明をしていますが、電子契約では電子署名によって契約締結を証明しているのです。
電子契約注意点②：支払先は2か所ある
契約締結後には以下2か所に対して支払いが必要です。ビレッジハウスへの支払いは済んだが、保険会社への支払いを忘れていた、ということが頻発しますので注意が必要です。
- ビレッジハウスへの初期費用などの支払い
- 保険会社への少額短期保険料などの支払い
ビレッジハウスへの支払いは日割りの家賃と前家賃の支払いが必要です。電子契約上に料金と支払先が明記されていますので、参照して振り込むようにしてください。
また、ビレッジハウスへの支払いのほかに、契約時には実施すべきことがあります。それが保険会社への少額短期保険料の支払いです。こちらはメールで支払いの案内が来ますので、記載内容にしたがって支払うようにしましょう。
電子契約注意点③：賃貸借契約の電子契約は保管しておこう
個人事業などをしている場合、家賃を経費で落とす場合があります。その場合、契約書の保管が必要になる点に注意が必要です。
電子契約は電子とはいえ、税法上で保存が必要な国税関係書類としてみなされます。したがって、電子契約は電子上で保存が必要になるのです。
また、個人事業主とはいえ、電子契約は電子帳簿保存法 電子取引要件に基づいて保存が必要、また、所得税法に基づいて最低5年の保存が必要である点にも留意が必要になります。
電子契約注意点④：オンライン口座を登録する
ビレッジハウス公式サイト上から家賃の引落に利用するオンライン口座を登録する必要があります。オンライン口座から毎月27日に家賃が引き落とされますので残高不足にならないように注意ください。
オンライン口座登録時にはID/PWが必要になりますが、このID/PWはビレッジハウスからメール経由で送られてきますので、そちらを参照するようにしましょう。
電子契約注意点⑤：不動産仲介業者は利用しないのがおすすめ
ビレッジハウスへの申し込みは公式HP上から直接できます。公式HP上からではなく、仲介業者を利用した場合、仲介手数料として1か月分の家賃を取られる場合がありますので、注意が必要です。
仲介業者は利用せず、自身で公式HP上から内覧日を調整するようにしましょう。
まとめ 契約締結は全てオンライン上で管理・完結しよう
ビレッジハウスを利用する場合、申し込みから契約締結まで、すべてを電子上で完結ができます。
電子上で完結することで、契約締結までの期間を大幅に短縮できるほか、契約書の保管も簡単になりますので、電子契約の利用がおすすめです。契約締結までのタスクはすべて電子上で完結するようにしましょう！