「電子契約に署名欄を設ける必要はある？」
「書面契約との違いによる電子契約作成時の注意点は？」
と疑問に感じていませんか。
法律上、電子契約に押印は必須ではありません。しかし、電子契約上に署名があることで承認されていることが分かりやすいため、署名欄の設定をおすすめしています。署名欄は各契約書で統一箇所に設定すると効率的でしょう。
当記事では署名欄の設定は任意である理由、電子契約を利用する際の文言修正、電子契約を利用する際の注意点までご紹介します。
署名欄の付与は任意
電子契約には法的に押印は必須ではありません。したがって、署名欄を電子契約上に設けるかは任意なのです。
とはいえ、署名欄に電子印鑑があることによって、契約書の信頼性向上を期待できますので、署名欄を設けておくことを推奨しています。以下ではその理由を順を追って解説します。
電子契約では押印の代わりに電子署名を利用する
そもそも、なぜ契約書に押印をするかというと、真正性を証明するためです。民事訴訟法228条1項では、裁判時に証拠として利用するためには真正性の証明が必要とされています。
書面契約の場合、押印をすることで二段の推定により真正性の証明が可能です。一方で、電子契約では真正性をどのように証明するかというと電子署名を付与することで、証明します。
電子署名法3条では電子署名を付与された電子文書は真正性を証明可能としているのです。したがって、電子契約では押印は不要であり、電子署名を付与しておけば方法に違いはあれど、書面契約と同様に真正性が可能になっています。
署名欄は必須ではないものの付与がおすすめ
電子契約には目に見える押印は不要とは言え、署名欄を設けて電子印鑑を付与することを推奨しています。なぜなら、電子印鑑が署名欄に付与されていることで視覚的にわかりやすく締結済みであるが理解できるからです。
電子契約は最近になって利用が進んできたこともあり、電子契約の証拠としての信頼性に疑念を持つ方は少なくありません。
その中で、電子署名のみを付与して真正性を証明すると、「本当に契約書として問題ないのだろうか・・」と心配に感じる方も一定数いるようです。したがって、目に見えて契約が締結されたことがわかる電子印鑑の署名欄付与を推奨しています。
電子契約を利用する際に文言の修正が必要になる
電子契約を利用する際には、書面契約との違いによって署名欄への電子印鑑付与だけでなく、いくつか修正すべき箇所があります。以下では電子契約利用時に修正が必要な個所をご紹介させてください。
- 修正箇所①：「書面」⇒「電磁的記録」に変更
- 修正箇所②：「押印」⇒「電子署名」に変更
- 修正箇所③：後文の修正が必要
- 修正箇所④：「写し（複製）」⇒「原本の写し」に変更
修正箇所①：「書面」⇒「電磁的記録」に変更
書面とは”紙”を指します。したがって、電子契約を利用する場合には契約書上の”書面”という文言を”電磁的記録”や”電磁的措置”に変更が必要です。いずれの表現にしても問題はありませんが、企業内で表現は統一しておいた方がよいでしょう。
具体的な変更例は以下の通りです。
- 書面で交付 ⇒ 電磁的記録で交付
- 書面で保存 ⇒ 電磁的記録で保存
- 書面で保有 ⇒ 電磁的記録で保有
修正箇所②：「押印」⇒「電子署名」に変更
末尾文言としてよくある表現として以下があります。
- 記名押印の上、甲乙各1通を保有する
- 署名捺印の上、甲乙1通を保有する
しかし、電子契約の場合、押印はしません。代わりに電子署名を付与しますので、電子署名により真正性を証明している旨に文言の変更が必要なのです。例えば以下のように文言を変更する例があります。
- それぞれ電子署名を行い、各自その電磁的記録を保管する。
また、電子契約では書面ではなく電磁的記録を保管するため、併せて文言変更が必要になるでしょう。
修正箇所③：後文の修正が必要
上記で紹介した末尾文言以外にも修正が必要な個所があります。例えば以下の修正が必要です。
- 契約書の作成通数
- 契約締結日
契約書の作成通数
末尾文言では作成する契約書の作成通数について、頻繁に以下のような記載をすることがあります。
- 本契約の成立を証して、本書2通を作成し
しかし、電子契約では契約者全員が原本を保持するため、上記の記載方法では齟齬が発生してしまいます。したがって、例えば以下のように文言を修正するとよいです。
- 本契約の成立を証して、本電子契約書ファイルを作成し
この作成表現であれば、契約者全員が電子契約の原本を保持していると認識齟齬なく伝わるでしょう。
契約締結日
電子契約にはタイムスタンプを付与する場合が多いです。タイムスタンプを付与することによって、契約が成立した時点での日時情報を持たせることができます。したがって、契約書上に契約締結日に記載は不要とも考えられるでしょう。
しかし、契約を締結した時点と契約書を作成した時点（タイムスタンプを付与した時点）には、違いがある場合があるため、タイムスタンプの日時がすなわち契約締結日であるかというと疑問が残ります。
したがって、一般的には契約書上に契約締結日を記載しつつ、タイムスタンプを併用する場合が多いようです。
修正箇所④：「写し（複製）」⇒「原本の写し」に変更
上述した通り、電子契約の場合、基本的に関係者全員が原本を保持することになります。したがって、電子文書である電子契約が原本、電子契約を印刷したものは写しの整理になるのです。
何を原本とするかにより、電子帳簿保存法などによって、原本の保存要件が異なります。したがって、電子契約を原本とする、印刷は複製とすると明確に契約書上に記載するとよいでしょう。例えば以下のように記載するとよいです。
- なお、本契約においては、電子データである本電子契約書ファイルを原本とし、同ファイルを印刷した文書はその写しとする。
電子契約利用時の注意点
電子契約を利用する際には文言を修正する以外にもいくつか注意点があります。注意点は以下の通りです。
- 注意点①：契約書は電子帳簿保存法に基づいて電子保管しよう
- 注意点②：電子署名には長期署名を付与しよう
注意点①：契約書は電子帳簿保存法に基づいて電子保管しよう
電子契約は電磁的記録とはいえ、税法上の国税関係書類に該当します。したがって、各種税法にしたがった保存が必要です。例えば、満たさなければならない保存要件として電子帳簿保存法があります。
電子契約は相手方と取引情報を電子上でやりとりしますので、電子取引に該当します。したがって、電子帳簿保存法の中でも電子取引要件を満たして保存が求められるのです。
もし要件を満たして保存をしていない旨を国税調査時に指摘された場合、青色申告の承認取り消しなどが想定されますので確実な対応をするようにしてください。
電子取引要件で満たすべき要件は大きく以下の2点です。
- 可視性
- 真実性
可視性
可視性とは、特定の文書を明瞭かつ速やか整然に見つけられるようにしてねという要件です。
いくつか満たすべき要件がありますが、国税調査時にダウンロードの求めに応じることができるのであれば、以下の主要三項目で検索できればよいとされています。
- 取引年月日（契約年月日）
- 取引金額（契約金額）
- 取引先名
もし、どのようなダウンロードを求められるか不安である場合には、追加で以下の要件を満たせられれば問題ありません。
- 複数条件検索
- 範囲検索
真実性
真実性とは、電子契約を授受した後に改ざんされていないことを証明できるようにしてねという要件です。
電子取引要件において、真実性の確保手段は3つあり、いずれかの方法を取ることで要件を満たすことができるとしています。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
最も確実に真実性を証明できる手段はタイムスタンプの付与です。しかし、タイムスタンプを導入するためには安くないコストがかかります。
一方で事務処理規程の作成であれば初期費用は無料で対応ができます。しかし、規程内に記載した運用を実際に行う必要がありますので、コストの運用負荷を比較してどの手段で真実性を証明するか見当が必要です。
注意点②：電子署名には長期署名を付与しよう
電子署名法上で電子署名（正確には電子証明書）には5年間の有効期限が設けられています。一般に利用される電子署名の有効期限は2-3年のものが多いようです。
一方で、電子契約は国税関係書類として、法人税法上で最低7年間の保存義務があります。したがって、電子署名を付与しただけでは、法人税法で求められる期間、真正性を証明できません。つまり、電子署名の有効期限を延長する必要があるのです。
この点、電子文書に対して長期署名（タイムスタンプ+電子署名）を付与することで、電子署名の有効期限を延長できます。長期署名を付与すれば理論上は10年、20年と有効期限を延長できるのです。
したがって、電子契約サービス選びの際には長期署名が利用できるか、が一つのポイントになるでしょう。
まとめ 署名欄を設けておこう
電子契約には署名欄を引き続き設けることを推奨しています。署名欄に署名があることによって、一目で契約締結済みの文書であることがわかるからです。
また、もし署名欄を設けるのであれば、契約書共通箇所に署名欄を設けるとよいです。共通箇所に署名欄があることで、のちに複数の電子契約に対してまとめて電子印鑑を付与できるため、業務効率の向上を期待できます。
ぜひ電子契約に署名欄を設けて作成するかはご検討ください。