電子契約サービス導入時に発生しうる問題点とは 法的なリスクを含めて解説

「電子契約サービス導入時に発生する可能性のある問題とは」

と疑問に感じていませんか。

電子契約サービス導入によりコスト削減や取引のリードタイム短縮を期待できるメリットがあります。メリットがある一方で、相手方の了承を得られない、法対応をする必要があるなどの問題点・デメリットが発生する場合がありますので注意が必要です。

当記事では、電子契約サービス導入によるメリット、発生する可能性のある問題点、問題点への対応方法までご紹介します。

電子契約サービスを導入するメリットは大きい

電子契約サービスを活用して電子契約を利用するメリットは大きいです。以下では具体的なメリットをご紹介します。

契約書1通あたり2,500円のコスト削減効果を見込める場合がある

電子契約サービスを利用して電子契約を作成することで、以下のコスト削減効果を見込めます。

• 印紙税の削減
• 書面契約の作成・郵送・管理コストの削減
• 監査コストの削減 など

電子契約サービスで世界No1シェアのDocuSignを導入したソフトバンク株式会社では契約書1通あたり2,500円のコスト削減効果があったと公表しています。この事例からもわかる通り電子契約サービス導入によるコスト削減効果は大きいといえるでしょう。

契約を即日で締結できる場合がある

立会人型の電子契約サービスを利用した場合、相手方に契約締結用のURLが記載されたメールを送付するのみで契約締結を完了できますので、取引のリードタイム短縮を期待できます。

また、電子契約サービス上には契約書テンプレート登録、一括送信、ワークフロー機能など、自社内の契約業務の効率化を促す機能が搭載されている場合が多いですので、搭載されている機能によってはさらにリードタイムの短縮を期待できるでしょう。

電子契約サービスを導入した際に発生しうる問題

電子契約サービスを導入して電子契約を利用するとメリットが大きいです。一方で、対応が必要になる問題点やデメリットも存在します。

問題点やデメリットを放置した場合、青色申告の承認取り消しなど、重大な問題になる場合もありますので確実に対応するようにしてください。

問題①：相手方からの了承が得られない点が問題になる

電子契約サービスを導入する場合、相手方からの了承が必要になります。しかし、相手方の中には例えば以下の理由から電子契約サービスの導入を断られることが問題になる場合があります。

• 電子契約の導入メリットや法的効力がわからない
• すでに相手方で電子契約サービスを導入している

よくある問題意識として、署名付電子契約を係争時の証拠として利用できるか懸念があることがあげられます。

法的には電子署名が付与されていれば、電子契約を係争時の証拠として利用することができます。しかし、現状は署名付電子契約が利用された判例数が少ないため、署名付電子契約が係争時の証拠としての使用できるのか懸念を持たれているパターンです。

このパターンに対しては、明確になぜ署名付電子契約が法的に効力を持つのか、そのうえで電子契約を利用するメリットがデメリットを上回る説明をする必要があるでしょう。

問題②：係争時に証拠として利用ができない点が問題になる

電子契約を作成したとしても電子署名を付与しなければ、万が一の係争時に証拠として利用ができません。係争時の証拠として利用できないと裁判時に大きな問題になるでしょう。

民事訴訟法228条2項には以下の通り、係争時の証拠として利用するためには真正性を満たす必要があるとされています。

文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。

書面契約においては記名押印を付与することにより真正性を満たすことができていました。では、電子契約ではどのように真正性を満たすかというと、電子署名を付与することで真正性を満たします。

電子署名法3条を参照すると電子署名による真正性確保ができる旨が記載されています。

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

したがって、電子契約を万が一の係争時に証拠として利用するためには電子署名を付与する必要がありますので、確実に電子署名が付与可能なサービスを選択ください。

問題③：税務調査時に不備を指摘される点が問題になる

電子契約は電子とはいえ、契約書ですから、各種税法に基づいた保存が必要です。例えば、電子帳簿保存法、法人税法などがあります。

税法の中には要件を満たして保存をしていない旨が国税調査時に指摘された場合、青色申告の承認取り消しなどの問題になる可能性があります。必ず要件を満たして保存をするようにしましょう。

問題④：電子契約化してはいけない契約書を電子化してしまうと問題になる

2021/9に施行されたデジタル改革関連法の中において、不動産業界であつかう契約書を中心に、これまで電子化ができなかった契約書の電子化が解禁されました。2022/5には電子契約化が全面解禁されています。

しかし、一部の書類で未だ書面契約での締結を法的に求めているため注意が必要です。電子契約化ができない契約書を電子化した場合、原本が紛失したと見做されるため、係争時に不利になりかねず、問題になりえます。

問題点への対応方法

上述で紹介した問題点への対応方法を解説します。以下で紹介する問題への対応はどの企業であれ、基本的に一度は検討が必要なものになりますので、確認してください。

問題①：相手方から了承が得られない時の対応

了承が得られないパターンは以下2パターンである場合が多数です。パターン別に相手方と折衝が必要になります。

• 問題対応ケース①：電子契約の導入メリットや法的効力がわからない
• 問題対応ケース②：すでに相手方で電子契約サービスを導入している

問題対応ケース①：電子契約の導入メリットや法的効力がわからない

導入メリットは上述したような以下のメリットが相手方にもあることを伝えてください。

• 契約書1通あたり2,500円のコスト削減効果を見込める場合もある
• 取引のリードタイムを短縮できる

また、立会人型の電子契約サービスを利用するのであれば、以下も伝えると相手方の負担が少ない点を理解いただけるでしょう。

• 利用者は電子署名のための電子証明書発行が必要ない
• アカウントの発行が不要（一部のサービスでは必要）
• 電子署名ボタンを押すだけで署名が可能 など

また、電子契約が法的に問題ない旨も伝えてください。電子署名が付与されていれば、電子署名法3条により真正性を確保できますので、書面契約と同様に係争時の証拠として利用ができます。

加えて、立会人型電子契約サービスを利用した場合であると、真正性を確保できないのでは？と指摘を受ける場合もあります。

この指摘への回答として、2020/9に総務省、法務省、経済産業省3省により「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A（電子署名法第3条関係）」が公表されており、立会人型電子契約サービスでも問題なく真正性を確保できますので、指摘を受けた場合には上記を示すとよいでしょう。

問題対応ケース②：すでに相手方で電子契約サービスを導入している

いずれかの会社の電子契約サービスを利用するのか折衝する必要があります。どちらの電子契約サービスを利用するかは以下を基準に判断すると良いです。

• 法務省「 商業・法人登記のオンライン申請について 第３電子証明書の取得」（https://www.moj.go.jp/MINJI/minji60.html#05）に利用する予定のサービスが記載あるか
• 電子帳簿保存法電子取引要件を満たした保存ができるか
• 電子証明書やアカウントの発行をせずに利用ができるか

問題②：係争時に証拠として利用するための対応

上述したように係争時の証拠として利用するためには電子署名の付与が必要です。したがって、電子署名が付与可能な電子契約サービスを利用する必要があります。

また、立会人型電子契約サービスを利用する場合には、電子契約サービス上で固有性の要件を満たす必要がある点に注意が必要です。

最も簡単に固有性の要件を満たすためには、二要素認証が可能な電子契約サービスを利用するとよいでしょう。システム選定の際のポイントとしてください。

問題③：税務調査時に指摘をうけないための対応

電子契約は以下の各種税法の要件を満たした保存が必要です。

問題対応ケース①：電子帳簿保存法

電子契約は電子上でデータをやり取りする電子取引に該当しますので、電子帳簿保存法電子取引要件を満たした保存が必要です。電子取引要件は以下の通りです。

• 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
• 見読可能装置の備付け等
• 検索機能の確保
• 真実性の確保

このうちシステムに求められる要件は以下の2つです。

• 検索機能の確保
• 真実性の確保

検索についてはシステム上において、主要3項目（取引年月日、取引先名、取引金額）で検索ができればよいです。真実性については、いくつか要件を満たす方法がありますが、最も簡単な方法はシステム上でタイプスタンプを付与することです。

上記をシステム上で実現できるかがシステム選定のポイントとなるでしょう。もし、要件を満たした保存をしていない旨が国税調査時で指摘された場合、青色申告の承認取り消しなどの問題になることがありますので必ず要件を満たすようにしましょう。

問題対応ケース②：法人税法

電子契約は7年間(繰越欠損金がある場合は10年間)保存する必要があります。システム上で長期保存が可能か確認する必要があるでしょう。システムの中には保存する文書量に応じて課金額が変わる料金プランを持つ場合があります。

電子契約サービス上で長期保存をする場合には、料金プランも併せてご確認ください。

問題④：電子契約化できる契約だけ電子化するための対応

2021/9にデジタル改革関連法が施行され、2022/5にこれまで電子契約化ができなかった多くの契約書の電子契約化が解禁されたものの、一部の契約書ではいまだに書面契約での締結が義務付けられています。

ただし、逆に言えば以下の一部の契約書を除けば電子契約化は可能ですので、以下の契約書を自社で取り扱いがあるか事前に確認しておく必要があるでしょう。

まとめ 事前にリスクは把握しておこう

電子契約サービスを導入するメリットは非常に大きいものの、導入時には発生する可能性のある問題点（リスク）への対応が必要になります。

問題点（リスク）を放置したままにしておくと、思いがけないデメリットを被る可能性がありますので注意が必要です。

最も簡単にリスクに対応するには、各リスクへの対応機能を保持した電子契約サービスを導入することです。リスクに対応しているかどうかが電子契約サービス選びのポイントになるでしょう。

一部問題点やリスク、デメリットになりえる可能性がありますが、電子契約サービスを導入するメリットは大きいです。前向きに導入をご検討ください。