「電子契約サービスを導入予定だが、導入事例がしりたい」
「製品選定時に失敗しないポイントとは？」
と疑問に感じていませんか。
電子契約サービス導入に成功されている企業の導入事例を参照すると、導入に成功したと回答している企業にはある程度規則性があることがわかります。
〇〇機能を利用して契約業務を効率化できたなど、電子契約サービス導入時に確認すべきポイントを把握することが大事です。
当記事では、世界最大シェアを誇るDocuSign（ドキュサイン）の導入事例を元に電子契約サービス選定のポイントを紹介します。
電子契約サービスのさまざまな導入事例 ドキュサインを参考に紹介
世界最大シェアを誇るDocuSign（ドキュサイン）を対象に、電子契約サービスの導入事例をご紹介します。
1通あたり2,500円コストを削減できた
ソフトバンク株式会社ではドキュサインを2021/4に全社展開しています。ドキュサインを全社展開してから約3か月で約200社との業務で利用し、契約書1通あたり2,500円のコスト削減を実現している点が特徴的です。
また、全社展開を実施してから3か月の段階でドキュサインの社内業務の普及率は10%程度であることから、さらなるコスト削減効果が見込まれています。
ソフトバンク株式会社の業務担当者のコメントは以下の通りです。
通信事業者としてセキュリティ対策には最大限の注意を払ってきた同社では、ドキュサインの電子署名を採用するにあたり、いくつかの条件を定義しました。それはドメイン制御とシングルサインオン（SSO）への対応でした。さらに、社内システムとシームレスに連携できるかどうかという点も検討したポイントです
電子署名を開始してから、およそ3ヶ月で約200社の取引先との契約に利用しました。契約にかかる時間は大幅に減り、契約書を印刷して製本、郵送していた頃に比べると、電子化によりスピーディーに業務を行えるようになりました。郵送費や収入印紙も不要のため、そのコストだけでも1件あたり2,500円ほどの削減を実現しています
契約書1通あたり2,500円という大幅なコスト削減を見込むためには、上記コメントにあるような以下の機能が必要そうであると推測できます。
- 社内システムとシームレスに連携し、ユーザ別にSSO対応が可能であること
- 契約書を送付するまでの業務を効率化可能な機能が盛り込まれていること
取引のリードタイムを2週間から1週間に削減できた
ユニリーバ・ジャパン・ホールディングス株式会社では2020/9にドキュサインを導入しています。従来2週間以上かかっていた業務の取引のリードタイムが1週間程度に短縮できている点が特徴的です。
ユニリーバ・ジャパン・ホールディングス株式会社の業務担当者のコメントは以下の通りです。
弊社で 100% 電子契約を推進する理由は、数ある契約をスピーディーに締結するためです。契約書を印刷して製本し、それを送付して押印してもらう、というこれまでの手順では、非常に時間と手間がかかっていました。電子契約はこうした課題を解決します。また、契約だけでなく社内の申請手続も電子化を進めています。ある部署では、これまで 2 週間以上かかっていた紙ベースの申請処理が、電子的に進めることにより1週間程度に短縮された例があります。さらに、締結済みの契約書類やその他の紙類の保管場所も不要になり、印刷、郵送にかかるコストや印紙代もかからないので、コスト削減にもつながります。
契約の履歴や関連する契約、あるいはそれらの変更や終了などの紐づけも、これまでは不十分でした。CLM（契約ライフサイクルマネジメント）を導入すれば、締結済みの契約書を探す手間が省けるだけではなく、ビジネスにおいてどのような契約が締結されているのかについて全体の状況もクリアに把握できるようになり、将来のビジネスチャンスを考えるきっかけになると期待しています
2週間以上かかっていた書面での契約業務を1週間程度に短縮するためには、上記コメントにあるような以下の機能が必要であることがわかります。
- 申請業務を効率化する機能
- 契約の業務履歴や関連する契約業務の紐づけ機能
導入事例にみる製品選びのポイント
上述で紹介した導入事例を元に製品選びのポイントをご紹介します。
コスト削減可能なシステムか
ソフトバンク株式会社の事例にもあるように、電子契約サービスを適切に活用すれば契約書1通あたり2,500円以上のコスト削減は十分に可能です。なぜなら、電子契約サービスを導入することで以下のコストメリットを受けられるからです。
- 印紙税の削減
- 書面契約の保管・管理コストの削減
- 文書の検索性向上による監査コストの削減 など
印紙税は書面契約にのみ課税されますので、電子契約を利用することで印紙税は非課税になります。また、電子契約サービスに以下のような機能が搭載されていれば文書の保管・管理業務のコストを削減できるでしょう。
- 契約書別のアクセス制御機能
- ユーザ別のアクセス制御機能
- 契約書と関連文書の紐づけ機能
- 契約書の保管機能 など
また、システム上に取引日付や取引先名など項目単位での検索機能があれば、検索性の向上を期待できるため、昨今コストの向上が懸念されている監査業務のコストの削減につなげることもできるでしょう。
取引のリードタイムを削減可能な機能があるか
ユニリーバ・ジャパン・ホールディングス株式会社の導入事例にもあるように、電子契約サービスを適切に導入すれば、他社との取引のリードタイムを50％以上短縮できます。
また、2021/9に郵便法が改正され普通郵便の最短配送日が翌々日になったことから、取引のリードタイム長期化が懸念されている背景があり、リードタイム削減のための機能が搭載された電子契約サービスを選ぶ必要性があるでしょう。
例えば以下のような機能が搭載されているとリードタイム短縮を期待できます。
- 契約書テンプレートの登録機能
- 契約の一括送信機能
- 顧客別のステータス管理機能
- 契約締結用のURLを記載したメールを相手方に送付するだけで契約締結が完了できる機能（立会人型の電子契約サービス） など
事例以外の業務上の注意ポイント
上記、導入事例で触れられていませんが、導入時に注意すべきポイントをご紹介します。
電子帳簿保存法対応など法対応可能か
契約書は税法上の国税関係書類に該当するため、法人税法などに定められる最低7年の保管が必要です。したがって、電子契約サービス上で7年以上保管できるかという点も、1つの選定軸になるでしょう。
ただし、保管は電子契約サービス上で必ずしもなくて良い点に留意ください。
また、電子帳簿保存法の電子取引要件やスキャナ保存要件に対応する必要がある場合があります。要件として求められる主要3項目での検索など、導入予定の電子契約サービスが要件を満たしているかも1つの選定軸になります。
ただし、電子帳簿保存法も必ずしも電子契約サービス上で満たす必要はないため、導入済みのシステムで要件を満たす方法などを合わせてご検討ください。
電子契約のタイプは何か
電子契約サービスはユーザ自身が電子証明書を発行する必要があるか否かにより、以下2タイプがあります。
- 立会人型
- 当事者型
ユーザ自身が電子証明書の発行が必要でなく、コストと手間の負担の少なさから、基本的に立会人型が好まれます。したがって、導入予定の電子契約サービスが立会人型を利用できるかも、1つの選定軸になる場合があるでしょう。
ただし、係争時の信頼性の観点で、立会人型は当事者型に劣ると考えられる点に注意ください。
まとめ 電子契約サービスを導入して契約業務を効率化しよう！
ソフトバンク株式会社やユニリーバ・ジャパン・ホールディングス株式会社の他にも、ヤマハ株式会社や株式会社集英社など、大手企業の導入事例をドキュサイン公式HP上で確認できます。
もし他導入事例を知りたい場合はドキュサインの公式HPをご参照ください。ソフトバンク株式会社などの導入事例からわかる通り、成功した導入事例にはある程度機能的な共通点があります。
成功した導入事例を参考にぜひ自社に必要な機能を洗い出したうえで電子契約サービスを選定ください。導入事例を参考にしつつ電子契約サービスを導入して、契約業務を効率化していきましょう！