電子文書に電子署名を付与すれば、インターネットを介して契約書などのやり取りが可能です。このとき、電子署名ツールを利用すれば作業はよりスムーズになります。
一方で、電子署名ツールの導入を前向きに検討しているものの、最適なツールの選び方が分からず困っている人もいるでしょう。
そこで本記事では、電子署名ツールについて詳しく解説します。電子署名ツールを導入するメリット、必要な機能を確認して、最適なツールの選び方をチェックしましょう。
電子署名ツールとは？導入するメリット
電子署名ツールとは電子文書に電子署名を付与したり、スムーズかつ簡単にやり取りしたりするのに便利なツールです。
この章では、電子署名ツールを導入することで得られるメリットをいくつか紹介します。
電子署名ツールのメリット1：ツール上でワークフローを確認できる
電子署名ツールのなかには、社内における起案から承認までのワークフローを確認できるものがあります。書面で稟議書を回すと担当者に手渡す手間がかかりますし、どこまで稟議書が回っているのか確認するのが大変です。
電子署名ツールのメリット2：相手とのやり取りがスムーズになる
電子署名ツールがあればツール上で電子文書に電子署名を付与して、そのまま相手に共有できます。導入する電子署名ツールによってはツールから直接電子文書を送付できないものもありますが、その場合はURLをメールやコミュニケーションツールなどで共有できることが多いです。
従来の書面でのやりとりのように相手先に直接持って行ったり、郵送で送付したりする手間はいりません。また電子署名を付与したファイルをメールなどに添付するなどの作業も軽減されます。
電子署名ツールのメリット3：情報漏えいのリスクを抑えられる
電子署名ツールはセキュリティに力を入れているものが多いです。そのため、電子署名ツールのクラウドで電子文書の作成や電子署名の付与、取引先とやり取りすれば情報漏えいのリスクが低減します。
とはいえ、電子署名ツールを利用するために必要なIDやパスワードは、社内でルールを設定してしっかり管理しなければいけません。
電子署名ツールのメリット4：契約書などを保管しやすくなる
電子署名ツールで電子文書の作成・やり取りをすれば、ツール上でデータを検索できます。取引先の名前や日付、取り引きの種類などでデータを検索できるツールを導入すれば、過去の内容を確認したい場合などにとても便利です。
もちろん、すべての電子署名ツールにこの機能が搭載されているわけではありませんが、多くのツールで検索機能が見られます。
契約の件数が多かったり、管理しなければいけない書類が多かったりする場合は、電子署名ツールを利用するメリットが大きいと予想されます。
電子署名に必要な機能とは？
電子署名ツールにはさまざまなツールが搭載されていますが、導入の際は自社で必要な機能があるかを確認することが大切です。
たとえば電子署名だけでなく、電子サインも併用したいならその機能がある電子署名ツールを探す必要があります。ワークフローの確認を電子署名ツール上で行いたい場合は、承認ステータスの確認機能がなければいけません。
下記に、電子署名ツールの主な機能をまとめたので、自社で必要な機能を見極める際に活用してください。
- 電子サインの付与機能
- 認定タイムスタンプの付与機能
- データの検索機能
- 複数ユーザーでの同時利用
- テンプレート機能
- 承認ステータスの確認機能
- 外部サービスの連携機能
- ツール上での共有機能 など
【目的別】最適なツールの選び方
電子署名ツールを選ぶ際は、先に導入する目的を明確にすることです。目的があいまいなままだと最適な電子署名ツールを判別しにくく、そのまま導入すればオーバースペックになる可能性もあります。
本来必要のない機能が多数搭載されていれば、その分、利用料が高額になることが予想されるため注意しなければいけません。
たとえば、セキュリティ機能を重視するなら通信や保管ファイルの暗号化だけでなく、ファイアウォールやIPアドレスの制限機能などが搭載されたソフトを選ぶべきです。
コスト削減を大きな目的とする場合は、月の契約書数にあったプランが設定されているかを確認することが大切です。電子署名ツールの多くは従量課金制ですが、なかには定額の料金プランを設定しているところもあります。この場合は、あらかじめ月の契約書数を把握してプランを吟味しなければ電子署名ツールの導入でかえってコストアップになる恐れがあるため気を付けてください。
おすすめの電子契約サービス
一口に電子契約サービスと言っても、多くの製品があります。それぞれの特徴を1つずつ比較するとなるとかなりの時間を費やすため、今回はおすすめの電子契約サービスを3つ紹介します。
各電子契約サービスの特徴や機能などの違いを比較しながら、自社に適したものがないか探してみてください。
Docusign
Docusign（ドキュサイン）は国内だけでなく、国外でも利用者が多い特徴があります。日本語や英語を含めた43言語に対応しているため、国際的な取引を頻繁に行う会社にもおすすめです。
Docusignの使用デバイスはパソコンだけではありません。モバイル版のアプリが無料で配信されているため、事前にダウンロードしておけばスマホやタブレットからも電子署名に関する作業を進められます。
30日間の無料体験コースが用意されているため、実際の使用感を確かめてから本格的な導入を考えられる点もDocusignの魅力の1つです。
BtoBプラットフォーム 契約書
BtoBプラットフォーム 契約書は、最大5社間で契約締結できる電子署名ツールです。クラウド上で電子文書の作成ややり取りができ、更新漏れ防止のアラート機能や全文検索機能などが搭載されています。
不正アクセス対策にも力を入れており、24時間365日にわたって監視を実施しています。
公式ページには無償の試用についての記載はありませんが、自社にBtoBプラットフォーム 契約書があうか判断する際は、無料のオンラインデモを依頼するといいでしょう。コンサルタントが自社の業務プロセスや特性にあう最適な設計を無料で提案してくれます。
Zoho Sign
Zoho Signは契約書だけでなく、オファーレターなどさまざまな文書に電子署名を付与できるツールです。ドキュメントの送信時に電子署名を追加するように依頼できたり、データのコピーをチームに送信できたりなどの機能が搭載されています。テンプレートも豊富なので、電子文書の作成時間の短縮につながるのも特徴です。
ワークフロー設定も可能で、その後のプロセスもステータスでチェックできるのがポイントです。
その他、DropboxやGoogle ドライブなど外部サービスとも連携できます。
14日間なら無料でお試しできるので、気になる方は一度利用してみるといいでしょう。
まとめ
電子文書を使って積極的にオンラインでの契約締結を進めていきたいのであれば、電子署名ツールの導入を検討しましょう。取引先とのやり取りが円滑に進むだけでなく、データ化した契約書などの検索がしやすくなったり、情報漏えいを未然に防いだりなどのメリットもあります。
電子署名ツールを導入する際は、自社で必要な機能を見極めたうえで適したものを探すことが大切です。
たとえば今回紹介したDocusignなら、43言語に対応しているため国内だけでなく国外での取引にも役立ちます。パソコンで使用できるのはもちろん、スマホやタブレットで使用できるモバイル版のアプリも配信されているため外出中でも電子署名ツールの利用が可能です。
電子署名ツールとしてDocusignの導入を前向きに検討されている方は、ぜひお気軽にご連絡ください。