電子署名は、印鑑や手書きのサインの代わりになるものです。PDFファイルに電子署名を追加すれば、文書を作成したことや文書に同意したことを証明できます。
しかし、電子署名を利用したことがない人やあまり詳しくない人は、そもそも電子署名がどんなものかよく分からないでしょう。わざわざPDFに追加するメリットも理解できないかもしれません。
そこでこの記事では、PDFファイルに電子署名を追加する場合のメリットや方法について紹介します。
この記事は、次のような人におすすめの内容です。
電子署名をPDFファイルに追加するメリットが気になる人- PDFファイルに電子署名を追加するやり方・方法が分からない人
- PDFに電子署名を付与できる便利なツールを探している人
電子署名をPDFファイルに追加するメリットが気になる人電子署名とは、印鑑や直筆サインの代わりになるもの
電子署名をPDFに追加するメリットや具体的な付与方法を紹介する前に、まずは電子署名の基本的なポイントを確認しましょう。
そもそも、電子署名とは電子契約における印鑑や直筆サインの代わりになるものです。PDFなどで作成した電子文書に電子署名を付与することで、文書を作成したことを証明できます。
また、PDFに電子署名を追加するときに、タイムスタンプも合わせて付与する場合があることも覚えておきましょう。タイムスタンプとは、電子文書に電子署名を付与した時刻を証明できるものです。タイムスタンプをPDFに追加するメリットについては後ほど詳しく紹介するので、併せてチェックしてみましょう。
PDFファイルに電子署名を追加した場合のメリットとは
PDFで作成した契約書・請求書などの電子文書に電子署名を付与した場合のメリットを紹介します。
PDFに電子署名を付与するメリット①作成者本人に文書が作られたと証明できる
電子署名は、認証局によって作成者本人が電子文書を作成したことを証明できます。そのため、PDFに付与することで本人性の証明が可能になるのです。
ちなみに認証局は、電子署名の利用者と依頼者が同一であることを証明できる第三者機関です。社会的な信頼性がおける機関として知られています。
PDFに電子署名を付与するメリット②電子文書が改ざんされていないことを証明できる
PDFに電子署名を付与すると、当該電子文書が第三者によって改ざんされていないことを証明できます。
改ざんされていないことを証明できる仕組みが整っているため、重要な文書のやり取りにも利用できるのです。
PDFに電子署名を付与するメリット③収入印紙などの費用を削減できる
電子署名を使用せずに契約書などの文書をやり取りするためには、紙に印刷して取引金額に応じた収入印紙を添付する必要があります。そして、文書を保管するための場所を用意して管理しなければいけません。
しかし、PDFに電子署名を付与する方法にすれば、紙代や収入印紙代、人件費などの費用を削減できます。
PDFに電子署名を付与するメリット④タイムスタンプとの併用でデータの長期保存ができる
紙ベースの契約書の場合、有効期間を自由に決定できます。しかし、電子契約の場合は有効期間が法律によって定められています。
PDFに電子署名だけを追加した場合の有効期間は、通常1年～3年です。電子署名にプラスしてタイムスタンプを付与すると、有効期間が10年間に延長されます。
10年以上電子契約を保存する必要がある場合は、タイムスタンプを更新すれば大丈夫です。
電子契約だとタイムスタンプの更新時期を管理する必要はありますが、紛失などのリスクが低いのでそういった面では扱いやすくなるでしょう。
無料版ソフトはセキュリティに注意
PDFファイルへの電子書類の追加はフリーソフトでもできますが、システムのセキュリティ設定に注意が必要です。ソフトによってはIDやパスワードを設定することでセキュリティを維持できるものもありますが、サーバー自体がしっかり守られていないと安心はできません。
セキュリティ設定が万全でない無料ソフトを使用すると、最悪の場合、文書が第三者の手にわたる可能性があります。情報が流出すれば文書をやり取りした相手から責任を問われたり、悪用されたりするかもしれません。
また、第三者によって文書が改ざんされる危険性も否定できないのです。
したがって、会社として重要な書類に電子署名を追加するのであれば、セキュリティ対策・設定がしっかりしている有料版のソフトで編集した方が良いでしょう。
個人でもPDFファイルに頻繁に電子署名を追加する場合やセキュリティ対策・設定を重視したいと考えている場合は、無料版ソフトではなく、DocuSignなどの有料ツールを利用するようにしましょう。
PDFに対応した電子署名ツール「DocuSign」とは？
DocuSignとは世界各国の企業で利用されている電子署名ツールで、50万社以上で導入されています。PDFはもちろん、WordやExcelなどで作成したファイルにも電子署名の追加が可能です。
無料の電子署名ツールの多くはパソコンでファイルに電子署名を追加する仕組みになっていることが多いですが、DocuSignはパソコンだけでなく、スマホやタブレットからも電子署名できるのが特徴です。
パソコンが手元にない出先でも電子署名に関する業務を進められるので、スピーディーな契約を実現できるでしょう。
もちろん、パスワードとIDの登録・設定も可能です。
また、初めて電子署名ツールを使用する人でも分かりやすいインターフェイスに設定されています。少しDocuSignを触れば、使い方マニュアルなどを見ながら作業しなくてもいいようになるでしょう。デジタル関係に苦手意識がある場合でも、しっかり使いこなせるはずです。
さらに、DocuSignはAPIや各種クラウドサービスともしっかり連携しています。そのため、DocuSignの導入によって業務効率の改善につながりやすいと言えるでしょう。
DocuSignには、複数のデバイスで電子文書を操作できるプランが用意されています。DocuSignの導入の流れや利用料金について知りたい人は、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
今回は、PDFファイルに電子署名を追加するメリットや具体的なやり方を紹介しました。解説したポイントをまとめると次の通りです。
- 電子署名はPDFファイルに追加できる
- PDFに電子署名を付与すると本人性や非改ざん性の証明ができる
- 収入印紙などにかかる費用削減効果も期待できる
- 電子署名のフリーソフトはセキュリティに注意が必要
- 電子署名ツールに迷ったらDocuSignがおすすめ
電子署名はPDFファイルに追加できる今回紹介した内容を参考に、PDFで作成した文書に電子署名を追加してみましょう。
会社などで電子署名付き文書を頻繁に使用する場合は、DocuSignやGMOサインなどの電子契約サービスもぜひ検討してみてください。