電子署名を導入するメリットや電子化の流れを紹介

政府による働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大に伴って、本格的に電子署名を導入する企業が増えています。電子署名を利用すればインターネット上で契約書のやり取りが完結し、作業効率のアップにつながるなどのメリットがあります。

本記事では、電子署名について気になっている人や導入を検討中の方に向けて、電子署名の特徴や概要、導入するメリットを解説します。

電子署名とは

電子署名とは、電子文書に付与することで作成した本人であることを証明し、付与されて以降内容が改ざんされていないことを証明するものです。

書面の契約書におけるサインやハンコなどと同等の役割を持ちます。

電子化した契約書に電子署名とタイムスタンプをあわせて追加すれば、インターネット上でやり取りできるのがポイントです。

電子署名・タイムスタンプを付与する方式にすることで得られるメリットが多いため、各方面から注目されています。すでに電子署名を積極的に活用しているという企業も多いです。

タイムスタンプとは

タイムスタンプとは、電子文書が存在した時間を表すものです。電子署名とあわせて電子文書に付与することで、「誰が」「いつ」「何を」を証明できます。

タイムスタンプのイメージとしては、「消印」が近いでしょう。

契約書を電子化するメリット

前述の通り、電子署名やタイムスタンプを付与するためには、契約書を電子化する必要があります。では、契約書を電子化してまで電子署名を利用するメリットはあるのでしょうか。この章で詳しく解説します。

契約書に電子署名を付与するメリット1：業務効率化につながる

契約書を電子化すれば、従来の紙でのやり取りで必要なデータの印刷や記名・捺印、封入、郵送などの時間を省略できます。電子契約サービスを導入していれば、これらの作業はすべてデバイス上で完結するでしょう。

契約書の電子化によって浮いた時間・人材を別の業務に充てれば、社内の業務効率アップにつながる可能性が高いです。

契約書に電子署名を付与するメリット2：費用削減に効果的

契約書に電子署名を付与する方法をとれば、書面の印刷代や郵送代がかかりません。ペーパーレス化にスムーズに移行できるでしょう。

加えて、電子化した契約書においては収入印紙が必要ないのもポイントです。そもそも収入印紙は、書面で契約する際に必要な税金であるためです。そのため電子署名を用いたやり取りでは、印紙税は不要であると法律で認められています。

以上の内容から、契約書を電子化して電子署名を活用することで費用削減につながると言えます。

契約書に電子署名を付与するメリット3：保管・管理がしやすくなる

電子署名やタイムスタンプを用いて契約書をやり取りすれば、書面のように保管スペースを用意しなくて済みます。なぜなら、契約書はすべてデバイスを通してデータで確認できるからです。契約書の枚数がかなり多いという企業なら、保管スペースの削減によってオフィスの賃料に影響が出てくるかもしれません。

また契約書をデータ化すれば、作成した日付や電子署名・タイムスタンプを付与した日、契約の内容などで簡単に検索できるようになります。契約書が書面の場合、過去の契約内容を確認するときにわざわざ倉庫に行って、膨大な書類の中から該当するものを探す手間がかかるでしょう。しかし、電子署名やタイムスタンプを活用すればこうした煩わしさからも逃れられます。