「電子帳簿保存法対応をする場合、タイムスタンプは必要？」
「タイムスタンプを不要にする要件とは？」
と疑問に感じていませんか。
2022年1月に改正された電子帳簿保存法対応時に真実性要件を満たす必要があります。
真実性を満たす手段としてよく利用されるのがタイムスタンプの発行です。ただし、場合によってはタイムスタンプの発行は必須ではありませんので、注意ください。
当記事では2022年1月に改正された電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの概要、電子帳簿保存法の各要件におけるタイムスタンプの要否、タイムスタンプを導入するメリットまでをご紹介します。
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは？
2022年1月に改正された電子帳簿保存法において真実性を満たす手段としてタイムスタンプが有効です。以下では改正電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの扱いについて解説します。
そもそも電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは読んで字のごとく電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律です。1998年に施行されてから2022年に至るまで改正を繰り返してきた歴史があります。
2022年1月に改正された電子帳簿保存法は保存対象となる帳簿や書類によって以下4つの保存要件があります。
- 国税関係帳簿データ（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類データ（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化データ（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）
タイムスタンプは非改ざん証明と存在証明を行う
タイムスタンプは第三者機関である時刻認証局が依頼者からの依頼を受けて、対象の電子文書に時刻情報にハッシュ値を付与したタイムスタンプを発行する仕組みとなっています。
このタイムスタンプを電子文書に対して付与することで、電子文書の非改ざん証明と存在証明ができるのです。
とはいえ、タイムスタンプで証明ができるのはいつから存在するか（存在証明）、文書が作成されてから改ざんされていないか（改ざん証明）にとどまります。
したがって、完全性の要素でもある、だれが文書を作成したか（本人証明）を証明することはできません。このような背景があり、一般的にタイムスタンプと電子署名は併用されることが多いようです。
改正電子帳簿保存法では真実性を証明する手段として利用される
上述で紹介した電子帳簿保存法の4つの要件区分のうち、以下2つの改正電子帳簿保存法の要件でタイムスタンプを発行します。
- 紙の電子化データ（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）
いずれの改正電子帳簿保存法の要件においても、電子文書が改ざんされていないことの証明としてタイムスタンプを発行するのです。ただし、各要件においてタイムスタンプを付与は必須ではない点に注意が必要です。
他代替手段を利用することでタイムスタンプ不要で真実性の証明が可能になっています。
電子取引要件においては不要？
改正電子帳簿保存法 電子取引要件においてはタイムスタンプを不要とする手段がいくつかあります。
真実性を満たす一つの手段として必要
そもそも、改正電子帳簿保存法 電子取引要件では以下いずれかの手段を選択して実行することで真実性の証明が可能とされています。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
上記手段の一つとしてタイムスタンプの発行があることがわかります。つまり、改正電子帳簿保存法 電子取引要件においてはタイムスタンプを不要として、要件対応することも可能なのです。
業務負荷を減らし、比較的確実に対応するならタイムスタンプが必要
改正電子帳簿保存法 電子取引要件対応において、タイムスタンプ不要で対応ができるといっても、おすすめの手段はやはりタイムスタンプのデータ付与です。
なぜなら、他2つの手段と比較してタイムスタンプのデータ付与の方が電子帳簿保存法対応にかかる業務負荷を軽減し、比較的確実に真実性の証明が可能だからです。
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
訂正削除が考慮されたシステムの利用を通じてデータの真実性の証明を行う場合、真実性の証明が可能な文書データに制限がある点に注意が必要です。
電子帳簿保存法 一問一答【電子取引関係】問4 イにあるように、インターネットのホームページからダウンロードしたデータなど、一度ダウンロードをして他システム上で電子帳簿保存法対応する文書データについては、訂正削除が考慮されたシステムにより真実性を証明できません。
なぜなら、電子帳簿保存法では一度ダウンロードしたタイミングで電子文書の改ざんが可能であると考えられているからです。
とはいえ、実務上ではメールに添付された文書データの電子帳簿保存法対応も多いので訂正削除が考慮されたシステムによる真実性証明は難しいのではないかと考えられています。
訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
電子帳簿保存法 電子取引要件の真実性要件対応に対して、事務処理規程の備え付けによる対応において初期コストは無料で実施できる点に大きなメリットがあります。
一方で、実運用上の負荷が非常に高い点に注意が必要です。なぜなら、事務処理規程上には訂正削除時には訂正削除の申請書を提出して、承認後、初めて訂正削除ができる旨の記載をする必要があるからです。
つまり、実務上で訂正削除にかかる工数が非常に増えます。したがって、事務処理規程による対応は初期コストこそ下がるものの、維持コストが非常に高いといえます。
タイムスタンプは2か月+7営業日以内に発行・付与する必要がある
以上から電子帳簿保存法 電子取引要件対応をする場合には、電子文書へのタイムスタンプ発行を推奨しています。
ただし、タイムスタンプを利用する場合には取引日付から最大で2か月＋7営業日以内にタイムスタンプを発行する必要がある点に注意ください。
また、8日以上、2か月+7営業日以内にタイムスタンプを発行する場合には業務サイクルを定義した規程の準備も必要になります。したがって、忘れずに対応するようにしてください。
スキャナ保存要件においては不要？
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件においても真実性の証明手段としてタイムスタンプを付与します。
また、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件の場合、訂正削除が考慮されたシステム（クラウド）であればタイムスタンプは不要であると整理されているのです。
ただし、訂正削除が考慮されたシステムとはクラウドを想定している点に注意が必要です。つまり、オンプレミスを利用してタイムスタンプを不要にできません。
したがって、2022年に改正された電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応をオンプレミスのシステムで対応する場合にはタイムスタンプの発行が必要になってくる場合がおおいです。
電子帳簿保存法対応以外でタイムスタンプを導入するメリット
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件、電子取引要件に対応する際にはタイムスタンプを不要として対応することも可能です。
一方で対応にかかる工数の削減や比較的確実に真実性を確保できる点でタイムスタンプの利用が優れている点も検討の上で、また、タイムスタンプ導入にかかるコストとも加味してタイムスタンプを不要の整理にして対応するか見当が必要になります。
以下ではタイムスタンプを導入する他メリットをご紹介します。メリット例は以下の通りです。
- メリット①：長期署名に対応できる
- メリット②：文書の完全性を高められる
メリット①：長期署名に対応できる
電子署名は電子文書の真正性を証明するために付与されます。
民事訴訟法上では真正性を証明することで裁判時の証拠として利用ができるとされていますので、契約書などより裁判時に証拠として提出されやすい文書に付与されることが多いようです。
ただし、ポイントとして電子署名には電子署名法上で5年間の有効期間が定められている点があります。一方、電子署名が付与されることの多い契約書などの国税関係書類は法人税法上で7年以上の保存義務が課されているのです。
つまり、電子署名を付与しただけでは、法人税法上で求められる期間、真正性を証明することができません。そこで利用されるのが長期署名です。
長期署名は電子署名に対してタイムスタンプを付与することで、電子署名の有効期限を延長する技術です。したがって、タイムスタンプを導入することで、電子帳簿保存法対応だけでなく、長期署名にも活用できるメリットがあります。
メリット②：文書の完全性を高められる
電子文書は紙文書と比較して以下のリスクが高いと言われています。
- 文書の改ざん
- 文書の複製および持ち出し
- 文書作成日時の修正 など
したがって、紙文書以上にリスクに対応するための方法検討が必要なのです。そこで、経済産業省から公表されている方針によれば、電子文書は以下4つの要件を満たした保存が推奨されています。
- 見読性
- 完全性
- 機密性
- 検索性
このうち完全性では以下3つの要件を満たすこと推奨しているのです。
- 存在証明
- 非改ざん証明
- 本人証明
このうちタイムスタンプを付与することで、非改ざん証明と存在証明が実現できます。本人証明については電子署名を付与することによって対応するとよいでしょう。
したがって、タイムスタンプを付与することで電子文書の完全性向上を期待できるので、裁判時に証拠としての信頼性の向上を期待できるとも考えられます。
まとめ 電子帳簿保存法対応をしよう
2022年1月に改正された電子帳簿保存法において、電子取引要件、スキャナ保存要件でタイムスタンプを付与が求められています。しかし、要件を満たせばタイムスタンプを不要にして対応することも可能です。
一方でタイムスタンプを付与することで改正電子帳簿保存法対応が容易になる、文書の完全性向上を見込めるなどいくつかメリットがありますので、メリットの兼ね合いを考えてタイムスタンプを不要とするかご検討ください。
改正電子帳簿保存法対応をする最も簡単な方法はタイムスタンプを活用する方法です。ぜひタイムスタンプを利用可能なシステムを導入して改正電子帳簿保存法対応をしましょう。