「2022年1月改正電子帳簿保存法への対応はいつまでに実施すればよい？」
「対応の猶予期間はいつまで？」
と疑問に感じていませんか。
2022年1月に電子帳簿保存法が改正され電子取引した文書の電子保存が義務化されました。一方で電子保存の義務化については2年間の猶予期間が施行されているため、遅くても2023年12月までに対応すればよいです。
当記事では、2022年1月改正電子帳簿保存法の概要や2年間の猶予期間に何をすべきか、電子帳簿保存法対応に最適なシステム選びのポイントについて解説をします。
2022年1月以降電子保存義務化されている
電子帳簿保存法は2022年1月に改正され、電子取引した文書については電子保存が義務化されています。以下では順を追って電子保存の義務化について解説します。
そもそも電子帳簿保存法とは何か
電子帳簿保存法とは国税庁により電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律です。保存対象となる国税関係書類や帳簿によって、以下4つの保存要件があります。
- 国税関係帳簿データ（帳簿保存の要件区分）
- 決算関係書類など国税関係書類データ（書類保存の要件区分）
- 紙の電子化データ（スキャナ保存の要件区分）
- 電子的に相手方とやりとりした文書データ（電子取引保存の要件区分）
2022年1月以降電子的に授受した文書は電子保存が義務化
2022年1月の電子帳簿保存法の改正では上記4つの保存要件すべてで改正が実行されました。改正が実行されたことにより電子帳簿保存法全体で要件緩和が目立った一方、一部要件では厳格化が実施されています。
その改正により厳格化された内容が電子帳簿保存法 電子取引要件における電子保存の義務化です。具体的には2022年1月の改正以降、電子的に授受した文書は必ずシステム上で保存しなければならなくなりました。
2年間の猶予期間（宥恕措置）が設けられている
しかし、2022年1月の改正時点で電子取引要件における電子保存の義務化に対応できる企業が少なかったことから、2年の猶予期間を設ける措置、宥恕（ゆうじょ）措置が実施されることになったのです。
この2024年1月までの2年間の猶予期間では、電子的に授受した文書を書面に出力して保存をしておけば、改正電子帳簿保存法 電子取引要件を満たして保存しているとみなされることになっています。
2024年1月以降も猶予期間がある見込み
ここで気になるのが2024年1月以降の電子保存義務化の猶予期間についてです。結論、2024年1月まで実施されている猶予期間（宥恕措置）については予定どおり廃止され、代わりに新たな猶予期間が設けられることになります。
つまり、現状の猶予期間（宥恕措置）については同様の要件で再延長されるわけではない点に注意ください。
2024年1月以降は以下の条件を満たすことで、電子取引した文書を書面出力して保存することによって対応できるとされているのです。
- 保存要件に従って保存ができなかった相当の理由があること
- 電磁的記録のダウンロードの求めに応じること
- 電磁的記録の出力書面の提示または提出ができること
とはいえ、上記の要件を満たすためには書面と電子の並行保存が必要になるため、現行実施されている猶予期間措置（宥恕措置）とは異なる点に注意が必要でしょう。
2024年1月以降、上述した猶予期間措置を受ける場合には業務効率が下がる点を懸念される企業が多いようです。
2年間の猶予期間に企業が実施すべきこととは
2022年1月から2024年1月まで実施されている電子帳簿保存法の猶予期間中に企業はどのように対応していけばよいのでしょうか。以下、電子帳簿保存法に対するよくある対応方針を紹介します。
まずは電子取引要件対応を完了させよう
電子帳簿保存法対応については以下2つの対応方針があります。
- まず電子帳簿保存法 電子取引要件対応を完了させる
- 2024年1月以降に電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応をする
まず電子帳簿保存法 電子取引要件対応を完了させる
電子帳簿保存法 電子取引要件対応は2024年1月以降も新たな猶予期間措置を適用すれば、改正電子帳簿保存法 電子取引要件における電子保存義務への対応を回避することができるようにも見えます。
しかし、新たな猶予期間措置を適用する場合、書面と電子の並行保存に対応が必要になるので業務効率低下の観点から懸念が残ります。また、猶予期間措置適用のための相当な理由に自社が該当するか現状、不透明です。
このような背景から電子帳簿保存法 電子取引要件対応は猶予期間中の2023年中に実施する計画を立てている企業が多数のようです。
したがって、まずは電子帳簿保存法 電子取引要件対応はさらに延長は考えず、猶予期間中の2023年中に実施する方針を立てるとよいでしょう。
2024年1月以降に電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応をする
2022年12月に公表された税制改正大綱を参照すると2024年1月以降、紙を電子化するための要件である、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件が大きく緩和されることがわかります。
したがって、電子帳簿保存法 スキャナ保存対応をするのであれば、猶予期間終了後の2024年1月以降をターゲットに計画するとスムーズに進むでしょう。
まずは電子取引要件対応を猶予期間中の2023年中に実施し、猶予期間後の2024年からスキャナ保存対応をすることで、社内のペーパーレスが進むと考えています。
2023年10月施行インボイス制度への対応を忘れずに
2023年10月にインボイス制度が施行予定ですので、インボイス制度対応にかかる業務負荷を加味しつつ、猶予期間中の電子帳簿保存法対応を計画する必要があります。
インボイス制度とは適格請求書発行事業者が発行する適格請求書を受領しなければこれまでどおり仕入れ税額控除ができない制度です。仕入れ税額控除をすることができなければ利益を圧迫しますので、多くの企業で対応を急いでいます。
また、インボイス制度が始まることでバックオフィス業務がさらに煩雑になることがわかっていますので、各企業で業務効率化を念頭に置きながらインボイス制度対応をしようと検討を進めているのです。
したがって、インボイス制度対応に対しても相応の業務負荷がかかることが予想されますので、インボイス制度対応にかかる業務負荷を加味しつつ、猶予期間中の電子帳簿保存法対応への計画を立てる必要があるでしょう。
電子帳簿保存法に対応したシステム選びのポイント
2年間の猶予間中に電子帳簿保存法対応を完了させようと考える場合、電子帳簿保存法に適応したシステムを導入する手段が最も効率的です。以下ではシステム選定時のポイントを紹介します。
- ポイント①：JIIMA認証を取得している
- ポイント②：インボイス制度対応できる
- ポイント③：ワークフローなど他システムと連携できる
- ポイント④：業務効率化につながる機能を搭載している
ポイント①：JIIMA認証を取得している
日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による認証を取得しているシステムを優先的に選定するとよいです。
JIIMA認証を取得しているシステムであれば、電子帳簿保存法の各要件に対応しているため安心して電子帳簿保存法対応システムとして導入することができるでしょう。
ただし、JIIMA認証を取得していないからといって、必ずしも電子帳簿保存法に対応できないわけではない点に注意が必要です。
また、JIIMA認証は電子帳簿保存法の4つの要件ごとに発行しています。したがって、今後対応予定の認証を取得しているか区分ごとに確認が必要になる点にも留意ください。
ポイント②：インボイス制度対応できる
インボイス制度対応をしようと考えると、システム上で適格請求書発行事業者番号の自動突合やpeppol連携など、いくつかできると好ましいシステム要件があります。
したがって、電子帳簿保存法への対応だけでなく、インボイス制度への対応も考えるのであれば、インボイス制度対応が可能な機能が搭載されているかも一つの確認ポイントになるでしょう。
ポイント③：ワークフローなど他システムと連携できる
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件対応をする場合、多くの場合でワークフロー連携をします。なぜなら、電子帳簿保存法 スキャナ保存要件では電子化した文書と帳簿を紐づける必要があるためです。
ワークフローを利用していれば、ワークフローIDなどを発行することで文書と帳簿の紐づけが容易であるため導入されます。
したがって、導入予定のシステムがワークフローシステムとの連携が可能か、可能である場合、すでに所持しているワークフローとの連携アダプタがあるのか、API経由での連携で開発が必要なのか確認が必要になるでしょう。
ポイント④：業務効率化につながる機能を搭載している
改正電子帳簿保存法 電子取引要件対応やインボイス制度対応を実施すると、少なからずバックオフィスの業務が煩雑化します。したがって、これまで通りの人員で対応しようと考える場合には業務効率化が必須です。
したがって、例えば以下のような業務効率化につながる機能を搭載しているかがシステム選定のポイントになるでしょう。
- 請求書のWeb配信
- 電子契約
- OCR など
電子帳簿保存法 電子取引要件対応のためだけにシステム導入をしようと考えても、予算の確保が難しい場合が多いです。
したがって、電子帳簿保存法対応以降の業務効率化予定も踏まえたうえでシステム選定をするのがポイントになります。
まとめ 2年間の猶予期間中に電子帳簿保存法対応をしよう
改正された電子帳簿保存法 電子取引要件では電子取引した文書のシステム保存が義務化されています。一方で、猶予期間が2024年1月まで設けられていますので、猶予期間中に対応ができるように計画を立てましょう。
また、猶予期間があるとはいえ、2024年10月にはインボイス制度が施行されます。したがって、インボイス制度への準備も加味したうえで、猶予期間中の改正電子帳簿保存法 電子取引要件への対応計画を立てるのがポイントです。
2年間の猶予期間を有効につかって改正電子帳簿保存法対応を進めて下さい。