「電子契約は印刷して保管してもよい？」
「電子契約を印刷した場合、印紙税は課税される？」
と疑問に感じていませんか。
電子契約は2022年1月に改正された電子帳簿保存法上で電子保存が義務化されています。しかし、電子帳簿保存法の一部要件が2023年12月まで延期されているため、2023年12月までであれば印刷して保存して問題ありません。
当記事では電子契約の印刷が原則的に不可である理由、電子契約を印刷した場合の印紙税の扱い、電子帳簿保存法で満たす必要のある要件までご紹介します。
電子契約の印刷は原則的に不可
電子契約は電子文書とはいえ、税法上の国税関係書類に該当します。したがって、各種税法に従って保存が必要です。
税法の中でも電子帳簿保存法 電子取引要件では電子文書の電子保存を義務付けているため、電子契約は原則的に電子保存が必要なのです。以下ではなぜ電子保存が必要なのか詳細に解説します。
電子帳簿保存法で電子取引した文書の電子保存が義務付けられている
電子契約は電子帳簿保存法 電子取引要件に基づいた保存が必要です。電子帳簿保存法は電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律です。
電子帳簿保存法は1998年に施行されてから世の中のペーパーレス化を推進するために改正を繰り返してきた経緯があります。2022年1月にも改正法が施行され電子帳簿保存法全体で要件緩和されている点が特徴的です。
電子帳簿保存法は保存対象となる文書の種類ごとに4つの要件区分に分かれています。この4つの要件区分の中で、電子契約は電子取引要件を満たす必要があるのです。
2023年12月までは印刷保管してOK
電子取引要件では原則的に電子文書の電子保存を求めています。とはいえ、2022年1月以前までは、電子契約を印刷することでも要件を満たすことができました。
しかし、2022年1月の改正で電子取引した文書の電子保存が義務化されたのです。つまり、印刷を認めず、電子取引した文書は必ずデータでの保存が求められました。
しかし、2022年1月の段階で電子保存義務化対応を完了できた企業が少なかったことから、義務化は2023年12月まで延期されています。
したがって、電子契約は2023年12月までは印刷して保存してもよいとされているのです。対応が間に合っていない場合は印刷をしましょう。
2024年1月以降も要件を満たせば印刷して保管してOK
ここで気になるのが2024年1月以降、電子契約を印刷して保管してもよいのかという点です。結論、以下の要件を満たせば書面に印刷して保管してもよいとされています。要件は以下の通りです。
- 印刷要件①：保存要件に従って保存ができなかった相当の理由があること
- 印刷要件②：電磁的記録のダウンロードの求めに応じること
- 印刷要件③：電磁的記録の出力書面の提示または提出ができること
とはいえ、現段階で要件である「相当な理由」がどのような理由であるのか判明していない点に注意が必要です。つまり、自社が相当な理由があると認められるか不透明であるので印刷をしてよいのか判断が難しいといえます。
印刷した電子契約を再度電子化することは禁じられている
2023年12月までは確実に電子契約の印刷が認められています。しかし、電子取引である電子契約を印刷した後、再度契約書原本である紙を電子化して原本とすることはできない点に注意が必要です。
一度、印刷した契約書原本は法人税法上で求められる7年以上の保存を印刷した紙の状態でしなければなりません。ただ、複製を電子化して保存する場合は問題ありませんので留意ください。
複製であれば印紙税は非課税
電子契約を印刷して税法対応した場合、印紙税は非課税になるのでしょうか。結論、何を原本とするかにより印紙税の課税有無が変わります。以下では印刷した電子契約への印紙税課税について解説をさせてください。
印紙税の課税対象は課税文書
印紙税とは契約書などの軽税取引に伴って作成される文書に課税される税金です。印紙税法では20種類の課税対象である課税文書を定義しており、その中に契約書が含まれています。
ここで課税文書とは”紙”を指している点に注意が必要です。つまり、電子契約のような電子文書は印紙税の課税対象外であるとされています。
電子契約において印紙税は非課税
電子契約に対して印紙税が非課税である旨はいくつかのソースで確認ができます。代表的なソースは以下の2つです。
上記を参照すると、明確に電子契約に対して印紙税は非課税である旨を言及しています。したがって、電子契約に対して印紙税は非課税であると理解いただいて問題ないです。
電子契約を印刷したものを原本とするなら課税
では、電子契約を印刷した場合、印紙税は非課税になるのか疑問が出てきます。
結論、印刷した電子契約を原本として相手方と契約締結するのであれば、課税対象です。一方で、電子契約で契約締結を実施し、契約済みの契約書を印刷して保管する場合、印紙税は非課税となります。
つまり、原本を電子とするのであれば印刷をしたとしても、印紙税は非課税ですので、電子契約を利用した方が節税できるともいえるでしょう。
電子帳簿保存法 電子取引要件とは
電子契約を印刷して保管してもよいですが、業務効率を考えるのであれば可能な限り電子保管したいですね。電子契約を印刷ではなく、電子保管する場合、電子帳簿保存法 電子取引要件を満たした保存が必要です。
大枠2つの要件を満たす必要がある
電子帳簿保存法 電子取引要件では大きく以下の2つの要件を満たす必要があります。
- 要件①：真実性
- 要件②：可視性
要件①：真実性
真実性とは、文書を授受した後に文書が改ざんされていないことを証明する要件です。
満たすべき要件
電子取引要件における真実性では以下いずれかの要件を満たすことができればよいとされています。
- タイムスタンプが付された後のデータ授受、または、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプをデータに付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
上記の中で最も確実に対応ができるのがタイムスタンプの付与です。しかし、タイムスタンプを導入するためには少なからずコストがかかりますので、難しい場合もあるでしょう。
この点、訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付けであれば、運用をしていく手間はありつつも、費用を抑えて対応することが可能です。
大企業ほどタイムスタンプを利用し、中小規模の企業様ほど事務処理規程で対応しているようです。
電子契約サービスの中にはタイムスタンプが付与できないものもある
一般的に知名度の高い電子契約サービスであればタイムスタンプの付与はできると考えてよいです。ただし、一部の外資が提供している電子契約サービスの場合、タイムスタンプが付与できない場合がありますので注意ください。
タイムスタンプが付与できないため、電子契約自体をダウンロードして他システム上で電子帳簿保存法対応をするか、電子契約サービス上で事務処理規定によって真実性の確保をする必要があるのです。
一度ダウンロードしたら訂正削除を考慮したシステムによって真実性証明は難しい
電子帳簿保存法 電子取引要件では真実性の証明方法が3通りあると紹介しましたが、以下の手段を利用する場合には注意が必要です。
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
上記の手段は電子契約を授受したシステム上のみで利用できる手段であるからです。一度電子契約サービスからダウンロードして他システムに移し替えた場合、同手段は利用できない旨が国税より公表されています。
これは一度ダウンロードされた電子契約は改ざんの余地があると国税庁が考えていることが背景にあるのです。
要件②：可視性
可視性とは、特定の文書を見つけて、見られるような状態にしてねという要件です。
満たすべき要件
電子帳簿保存法 電子取引要件では、税務監査の際に税務官からのダウンロードの求めに応じることができるのであれば、以下の主要三項目で検索できればよいとしています。
- 取引年月日（契約締結日）
- 取引先名（契約相手方名）
- 取引金額（契約金額）
契約書上にない項目は0または空白で検索できればよい
契約書の中には、主要三項目が含まれていない契約書も存在します。例えば、基本契約書の一部では契約金額が記載されない場合もあるようです。
このように契約書上にない項目については0または空白で検索ができればよいとされている点に留意ください。
逆に言えば、0または空白で検索はできる必要がありますので、システム設定時に注意が必要でしょう。
法人税法上で7年以上の保存が必要
電子帳簿保存法の要件ではありませんが、法人税法上で電子契約は7年以上の保存が求められています。繰越欠損金までを見込むのであれば10年間の保存が必要です。
したがって、もし電子契約サービス上で電子契約を長期保存するのであれば、電子契約サービス上に長期保存可能か、システム導入時に確認する必要があるでしょう。
まとめ 電子契約は印刷せずデータで保管しよう
2023年12月までは電子契約を印刷して保存しても問題はありません。また、契約締結済みの契約書を印刷して保管をしても、印紙税は非課税になりますのでご安心下さい。
とはいえ、電子契約を印刷して保管する場合、業務効率の観点からすると非効率になってしまいます。
したがって、電子保管がおすすめです。ただし、電子契約を電子保管する場合、電子帳簿保存法 電子取引要件を満たした保存が必要になりますので注意ください。