「電子帳簿保存法にタイムスタンプは必要？」
「2022年1月以降の電子帳簿保存法改正要件でのタイムスタンプの扱いが知りたい」
と疑問に感じていませんか。
電子帳簿保存法において、真実性を確保するための一つの手段としてタイムスタンプが規定されています。
したがって、他手段による真実性確保も可能ですので、タイムスタンプを付与するメリットも理解したうえで、電子帳簿保存法の真実性要件への対応方針を決める必要があるでしょう。
当記事では、2022年1月の改正電子帳簿保存法の各要件区分におけるタイムスタンプの必要性や付与要件について解説します。
2022年1月に電子帳簿保存法が改正された
電子帳簿保存法とは、電子的に帳簿や書類を保存してもよいと公に認めた法律です。
電子帳簿保存法とは帳簿や帳票の電子保存を認めた法律
電子帳簿保存法は保存対象となる帳簿や書類の種類により以下4つの要件区分があります。
- 国税関係帳簿（帳簿保存の区分）
- 決算関係書類などの国税関係書類（書類保存の区分）
- 電子化した書類（スキャナ保存の区分）
- 電子取引で授受した電子データ（電子取引保存の区分）
上記の4つの要件区分すべてに対して、2022年1月に電子帳簿保存法の改正が実施されました。
電子帳簿保存法における改正によって、すべての要件区分で大きく要件緩和が実施された一方で、一部の要件区分では担保措置が実施されている点に注意が必要です。
要件を満たさずに保存をしているとペナルティが課される場合もある
帳簿や帳票を電子保存する場合には電子帳簿保存法で規定された各保存要件を満たして保存が必要です。
もし、電子保存をしているのにも関わらず、電子帳簿保存法の改正保存要件を満たして保存していない場合、青色申告の承認取り消しや当該書類の仕入れ税額控除ができないなどのペナルティが課される場合があると国税庁から公表されています。
したがって、電子帳簿保存法対応サービスを利用するなどして確実な対応が求められているのです。
電子取引要件対応におけるタイムスタンプ
電子帳簿保存法の中でも、特に対応することの多い以下2つの要件について、2022年1月の改正要件を踏まえてタイムスタンプの必要性を解説します。
- 電子取引で授受した電子データ（電子取引保存の区分）
- 電子化した書類（スキャナ保存の区分）
最初に解説するのは電子取引保存の区分におけるタイムスタンプの必要性です。
改正後も真実性の確保にタイムスタンプが必要
改正後の電子帳簿保存法 電子取引保存の区分において、電子データに対して以下要件を満たして保存する必要があります。
- 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付けること
- 見読可能装置の備付けること
- 検索機能の確保すること
- 真実性の確保すること
真実性の確保の一つの手段としてタイムスタンプの付与がある
電子帳簿保存法 電子取引要件では、以下いずれかの手段の中から一つを実施することで、真実性の要件を満たせることになっています。
- タイムスタンプ付きの電子データを受領する or 電子データにタイムスタンプを付与する
- 訂正削除ができないシステム or 訂正削除が考慮されたシステム上に電子データを保存する
- 訂正削除に関する事務処理規程を作成する
つまり、電子帳簿保存法 電子取引要件では、真実性を確保する手段の一つとして、タイムスタンプの付与があるのです。
上記の3つの手段のうち、最も簡単に真実性を満たす方法はタイムスタンプの付与です。とはいえ、タイムスタンプを付与するためには例えば以下のような料金がかかるため、費用との兼ね合いで他手段をご検討ください。
- 初期費用：5,000円~1万円程度
- 1スタンプあたりの費用：10円程度
訂正削除ができないシステムor訂正削除が考慮されたシステムでは真実性を満たせない場合がある
上述の通り、電子帳簿保存法 電子取引要件で真実性を満たす手段は3つありますが、「訂正削除ができないシステム or 訂正削除が考慮されたシステム上に電子データを保存する」を検討する場合には注意が必要です。
なぜなら、訂正削除ができないシステムでは、例えば以下のような文書について真実性の確保ができないとされているからです。
- メールに添付された請求書などをダウンロードして他システム上で保存
- ECサイト上から領収書などをダウンロードして他システム上で保存 など
つまり、他システムから文書をダウンロードして他システム上で保存する場合には改ざんの余地があると電子帳簿保存法上はみなされているのです。
他、真実性の確保ができない取引例については、電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問4を参照ください。
また、「訂正削除に関する事務処理規定を作成する」方法についても、規定を作成するだけでは対応ができず、運用するところまで必要ですので、実際に行うには少なくない負荷があります。
したがって、電子帳簿保存法 電子取引要件で最も簡単に真実性を確保できる手段はタイムスタンプの付与であるといえるのです。
タイムスタンプは付与できるだけでは要件を満たせない
電子帳簿保存法における真実性確保手段ではタイムスタンプの付与が認められていますが、付与以外にもいくつか要件がある点に注意が必要です。
タイムスタンプは付与した後に以下の要件を満たす必要があります。
- タイムスタンプを誰が付与したのか確認できる必要がある
- タイムスタンプが付与されていることを一括検証できる必要がある
タイムスタンプを誰が付与したのか確認できる必要がある
電子帳簿保存法では、タイムスタンプを付与した後に、だれがタイムスタンプを付与したのか確認できる必要があります。
とはいえ、監視フォルダなどを利用して電子文書にタイムスタンプを付与する場合、タイムスタンプを付与した人物の特定が難しい場合があります。
この場合には、タイムスタンプを電子文書に付与し、改ざんされていないことをまとめて監督する人物を規定類上などに記載することで対応ができます。
タイムスタンプが付与されていることを一括検証できる必要がある
電子帳簿保存法では、タイムスタンプを電子文書に付与した後、課税期間中の特定期間を指定してまとめて複数文書のタイムスタンプ有無を検証できる必要があります。
システムによっては特定のタイムスタンプのみ検証可能である場合も多いです。したがって、システム導入時には対応可能なタイムスタンプ業者を確認する必要があります。
タイムスタンプの付与タイミングは2パターンから選択可能
電子帳簿保存法では、電子データへのタイムスタンプ付与は電子帳簿保存法 電子取引要件上、以下の2パターンがあります。
- 速やかに付与する（7営業日以内）
- 業務サイクル後速やかに付与する（最大2か月 + 7営業日以内）
業務サイクル後速やかに付与する場合、業務サイクルを規定した事務処理規定の準備が必要になる点に注意が必要です。速やかに付与する場合には事務処理規定の整備は必要ありません。
スキャナ保存要件対応におけるタイムスタンプ
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件におけるタイムスタンプの必要性を解説します。
改正後の真実性の確保にタイムスタンプの付与が必要
基本的には改正後の電子帳簿保存法 電子取引要件とタイムスタンプの扱い方は同様です。しかし、真実性の満たし方の手段が異なりますので、解説します。
電子帳簿保存法 スキャナ保存要件では真実性の確保のために以下いずれかの手段を認めています。
- タイムスタンプ付きの電子データを受領する or 電子データにタイムスタンプを付与する
- 訂正削除ができないシステム or 訂正削除が考慮されたシステム上に電子データを保存する
一定要件下ではタイムスタンプの付与は不要
「訂正削除ができないシステム or 訂正削除が考慮されたシステム上に電子データを保存する」方法をとる場合には注意が必要です。
この方法を取る場合、事業者が提供するクラウドサービスを利用して、当該サービスのクラウドサーバーがNTPサーバーなどと同期するなどして、速やかに、または、業務サイクル後速やかに文書が格納されていることを確認できる必要があります。
つまり、利用できるシステムはクラウドサービスにほぼ限定されますので、サービス選定の際には注意が必要です。
タイムスタンプ導入のメリット
改正後、電子帳簿保存法の真実性を確保するためにはタイムスタンプ付与は有用な手段です。とはいえ、利用するためには安くない費用が掛かる場合も多いですので、導入メリットを把握しましょう。
文書の完全性向上
タイムスタンプを付与することで、電子文書が「いつ」の時点で存在し、その時点以降、改ざんされていないことを証明できます。したがって、電子文書の完全性向上を期待できるのです。
万が一の係争時に、電子文書の証拠としての信頼性向上を期待できる点が大きなメリットです。
長期署名が可能になる
電子契約など民事訴訟法で真正性の確保が求められる文書には電子署名が付与されることが多いです。
しかし、電子署名は電子署名法上で5年間の有効期間が定められているものの、国税関係書類自体は法人税法上で7年間以上の保存が求められていることから、電子署名の有効期限延長が必要になります。
この点、電子署名に対してタイムスタンプを付与することで、電子署名の有効期限延長が可能になります。（長期署名）この長期署名が可能な点がタイムスタンプを付与する大きなメリットです。
まとめ 電子帳簿保存法に対応しよう
2022年1月以降の改正電子帳簿保存法上で求められる真実性要件を満たす最も簡単な手段はタイムスタンプの付与です。
タイムスタンプは改正後の電子帳簿保存法対応に利用するほか、文書の完全性向上や長期署名に利用ができるメリットがありますので、導入がおすすめです。
とはいえ、タイムスタンプの利用にはサービスの利用費用がかかりますので、費用対効果を考えて導入が必要になります。
この点、電子契約サービスなどの専用サービスを利用すると、業務自体を効率化しながらタイムスタンプを付与できますので、費用対効果を十分に出しながら電子帳簿保存法対応ができます。ぜひ専用サービスの利用をご検討ください。