「電子契約の利用時に電子署名は双方で付与が必要？」
「相手方から電子署名がもらえない場合はどうすればよいの？」
と疑問に感じていませんか。
電子契約利用時には相手方、当社で双方の電子署名が基本的には必要です。しかし、自社のみ電子契約、相手方は書面契約のような契約締結の方法もありますので、相手方の要望に合わせて電子契約を活用してください。
当記事では双方の電子署名が必要である理由、相手方に電子契約を利用してもらうための方法、相手方に電子契約の導入を拒否された場合の方法までご紹介します。
契約を成立させ真正性を持たせるために双方の電子署名が必要
電子契約を利用する場合、基本的には双方の電子署名が必要です。以下では双方の電子署名が必要となる理由をご紹介します。
そもそもいかなる形式でも契約は成立する
そもそも、契約を成立させるだけであるなら、電子署名の付与は必要ありません。なぜなら、民法522条2項に記載の契約方式の自由により、いかなる形式の契約でも成立するからです。
2 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。
つまり、口頭などの目に見えない取引形式で契約を締結したとしても契約は法的に効力を持ちます。
係争時に証拠として利用するために電子署名の付与が必要
では、なぜ電子署名を電子契約に双方が付与するかというと、万が一の係争時に証拠として電子契約を利用するためです。
民事訴訟法228条2項を参照すると以下の記載があり、万が一の係争時に電子契約を証拠として利用するためには真正性の確保が必要であることがわかります。
文書は、その成立が真正であることを証明しなればならない。
この真正性を満たすために電子契約では電子署名を双方で文書に付与しているのです。電子署名法3条に電子署名をシステム上で付与することで真正性を満たせる旨の記載があります。
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
電子契約サービスを利用して電子署名の付与方法は2つある
では、具体的に電子契約サービス上でどのように電子署名を付与するかというと、以下2つの電子契約サービスを利用する方法があります。
- 当事者型
- 立会人型
当事者型は利用者自身で電子証明書を発行し、電子署名を付与するタイプの電子契約サービスです。当事者型を利用する場合、相手方も自社も双方で電子証明書を発行する必要があるため、双方の負担が大きいタイプといえます。
一方で、立会人型は利用者自身に代わってサービス事業者が電子署名を付与するタイプの電子契約サービスです。
立会人型であれば、当事者型と違い、自社も相手方も双方独自で電子証明書を発行する必要はないため、手間と負担をかけることなく電子契約サービスを利用できます。
世界No1シェアの電子契約サービスが立会人型のDocuSignであることからも、世間一般的には立会人型が利用されることが多いようです。
立会人型であっても真正性は確保できる
立会人型は事業者が利用者に代わり電子署名を付与するため、本人性が担保されていないのではないか、と長年懸念を持たれていました。
しかし、2020/7に法務省、総務省、経済産業省の連名で「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するＱ＆Ａ」が公表され、立会人型であっても問題なく取引上で利用できることが確認されています。
したがって、法的な観点で言えば立会人型、当事者型にこだわることなく電子契約サービスを使用可能です。
相手方に電子契約の導入メリットを理解してもらうことが大切
契約業務の効率化のために電子契約サービスを導入するためには相手方からの理解を得る必要があります。立会人型の電子契約サービスを導入すれば、とても簡単に負荷なく取引上で利用開始できるので、導入を断る理由は少ないです。
しかし、一部の企業との取引で、電子契約を拒絶・不安視され、書面に印鑑を付与したものを利用するように求められている事実があります。以下では電子契約を相手方に前向きに導入いただくために理解いただいた方がよいメリットを紹介します。
メリット①：電子契約が法的に有効であること
上述した通り、電子契約は法的に有効である上、書面契約と同様に係争時の証拠として利用可能です。実際に、東京地裁令和1年7月10日 貸金返還等請求事件判決では、電子契約が証拠として利用された実例があります。
なりすましのリスクなど、法的な有効性を揺るがすリスクもありますが、二要素認証機能などを利用して本人性の確保を厳密にすればリスクの低減は十分に可能です。
法的に有効であり、かつ、書面契約と同様に利用できる点がメリットといえるでしょう。
メリット②：コスト削減につながること
電子契約サービスを利用することにより、利用者双方で以下のコスト削減効果を見込めます。
- 印紙税の削減
- 書面契約の作成・郵送・管理コストの削減
- 監査コストの削減
世界No1シェアのDocuSignを導入したソフトバンク株式会社では契約書1通あたり2,500円のコスト削減効果があったと公表しています。
この事例からもわかる通り、電子契約サービスを導入することで、相手方、自社双方にコストメリットがあるといえるでしょう。
メリット③：取引のリードタイムを短縮できること
立会人型の電子契約サービスを利用する場合、契約締結用のURLが記載されたメールを相手方に送付するのみで契約締結を完了できるため、利用者双方で取引のリードタイム短縮を期待できます。
契約書の中には契約書中の文言修正が多数発生し取引のリードタイムが長期化するケースも珍しくありません。
このようなケースは双方にとって非常にストレスですが、電子契約サービスを導入すると電子上で修正、送付ができるので双方のストレスを軽減し、かつ、取引のリードタイムを短縮できる点がメリットです。
相手方と自社で利用する電子契約サービスが異なる場合
電子契約サービスの普及率が上がってきたこともあり、相手方と自社双方で利用している電子契約サービスが異なる場合があります。
この場合、最も簡単な対応方法は、双方いずれかの会社の電子契約サービスを利用することです。いずれかの電子契約サービスを利用すべきかは例えば以下を参考に決めるとよいでしょう。
- 法務省「 商業・法人登記のオンライン申請について 第３電子証明書の取得」（https://www.moj.go.jp/MINJI/minji60.html#05）に利用する予定のサービスが記載あるか
- 電子帳簿保存法電子取引要件を満たした保存ができるか
- 電子証明書やアカウントの発行をせずに利用ができるか
上述の法務省HPを参照すると、登記添付書面に利用可能な電子証明書一覧を確認できます。この中に記載のある電子契約サービスであれば、ある程度信用して利用することができるでしょう。
もし、相手方、自社双方の電子契約サービスの利用で折り合いがつかない場合、契約書PDFをメールに添付して、自社の電子契約サービス上で電子署名を付与する場合が多いようです。
自社の電子契約サービスの利用を拒まれた場合
電子契約サービス利用のメリットを説明したとしても、相手方から電子契約サービスの導入を拒否される場合があります。電子契約サービス利用を拒否された場合の対応例を解説します。
相手方に書面契約と電子契約の両方を送付する
もっとも実務上で対応例が多いのは、以下の通りです。
- 書面契約を作成したうえで押印を付与し、相手方に郵送する。
- 自社側で同じ契約書を電子保存する。
- 電子契約サービス上で相手方に電子化した書面契約書を送付し電子署名を付与してもらう。
この方法であれば、相手方の原本は書面契約、自社は電子契約とすることができます。
相手方から書面契約を原本としたいと請求されると、自社側の原本も書面契約である必要があると誤解しがちですが、そうではありません。
自社側の原本を電子契約、相手方の原本を書面契約とすることも可能ですので、相手方の意向にそって柔軟に対応をしましょう。
押印した書面契約を電子化し相手方に電子契約で送信後、相手方でプリントアウトする
次に実務上で対応例が多いのは、以下の通りです。
- 自社側で書面契約を作成し、押印する。
- 書面契約をスキャニングし、PDFファイルを相手方に電子契約サービスで提供する。
- 相手方は自社の印影がスキャンされたPDFをプリントアウトし、相手方の印鑑を押印して原本として保存。
印影が画像であっても、印鑑証明書と同一であると確認可能で、自社分を書面で残せれば問題ないと考える相手方であれば、上記のパターンでも対応ができます。
ただし、スキャンした印影は厳密にいえばコピーに該当します。したがって、もし万が一、係争になった時に取引先が印影の真正性について争うことになった場合には、裁判所からネガティブな反応がある場合が懸念されます。
書面契約を相手方は原本として、自社は原本のコピーを保存
最も簡単に対応する例は以下の通りです。
- 自社が原本を1通書面契約で作成し、押印。その後相手方に郵送。
- 相手方は押印後、原本として保存。
- 相手方は原本のコピーを自社に送付。
- 自社はコピーを電子化し、電子保存。
この例であれば、原本は相手方が保管する書面契約1通のみになります。しかし、万が一、係争になった場合には相手方に契約書を提出してもらえばよいという、非常に割り切ったパターンの対応例です。
ただこのパターンの場合、相手方による契約書の紛失や係争時に契約書の存在を否定されるデメリットがあります。しかし、このような対応は相手方の主張の心証を悪くすることになるため、このような対応はあまり行われにくいとも考えられるのです。
まとめ 双方納得のいく方法で契約業務を効率化しよう
電子契約サービスを利用する場合、真正性を確保するため双方の電子署名が必要です。しかし、相手方への中には書面契約への強いこだわりから双方の電子署名を得られない場合があります。
基本的には電子契約を利用することでコスト削減、取引のリードタイム短縮のようなメリットが双方ですので、断られにくいです。
万が一断られた場合には自社の契約原本は電子契約、相手方は書面契約のような形式でも電子契約の活用は可能ですので、相手方の要望を聞いたうえで柔軟に対応をするようにしてください。
双方の納得のいく形で電子契約サービスを活用して契約業務を効率化してきましょう！