「電子契約サービスで覚書は提供できる？」
「そもそも、覚書と契約書の違いとは？」
と疑問に感じていませんか。
覚書とは、契約法務の世界において簡易な契約書を指し示す場合が多いです。電子契約サービスでは、”契約”と製品名に文言がついていますが、契約書に限らず、覚書を含め請求書など多様な帳票を送付できますので、積極的に利用しましょう。
当記事では、覚書と契約書の違い、覚書や契約書の他、電子契約サービスで利用可能な書類の範囲までご紹介します。
そもそも、覚書とは？
まず、覚書と契約書の違いとは何か解説します。
契約書とは？
そもそも、契約は民法522条に定められている通り、いかなる形式でも成立します。
2 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。
つまり、口頭などの目に見えない形式で契約をと交わしたとしても、契約締結は可能です。しかし、口頭などで契約を締結した場合、後日裁判になった際に証拠の信頼性を疑われかねないので、多くの場合では業務上、契約書を作成しています。
契約書と覚書の違いとは？
一方で覚書とは、一般的には、何かを忘れないようにするためのメモ書きであるとか、備忘録を指します。しかし、契約、法務の業務観点で言うと覚書とは、簡潔な内容の契約書を指し示す場合が多いようです。
具体的には、基本契約書に基づいた具体的な契約内容を記載する覚書や、契約の有効期間延長のための覚書などがあります。これらの覚書の例はいずれも、合意内容を書面に残し、証明するものであるため、契約書の一種であるといえます。
以上から、契約書と覚書の違いとは、その記載内容の違いであり、覚書はいずれも契約書であることがわかるでしょう。
電子契約サービスで電子化可能な書類の種類とは？
覚書や契約書はすべて電子化可能なのでしょうか？以下では電子契約サービスを利用して電子化可能な範囲を紹介します。
もちろん、契約書全般を電子化可能
電子契約サービスを利用すれば、覚書や契約書の全般を電子契約化可能です。しかし、一部の契約書は2022/5以前は原本の電子化ができませんでした。例えば、以下の文書は2022/5以前、原本の電子化ができませんでした。
【公正証書の作成が必要とされる類型】
- 事業性貸金契約の保証契約（民法465条の6）
- 定期借地契約（借地借家法22条） など
【書面交付が必要とされる類型】
- 宅地建物売買等の媒介契約書（宅建業34条の2）
- 宅地建物売買等契約における重要事項説明時に交付する書面（宅建業法35条） など
2022/5以前電子化できなかった契約書も今後電子化できる可能性あり
これまで原本の電子契約化ができないとされていた契約書も、2021/9に成立したデジタル改革関連法により、2022/5以降、不動産業で扱う契約書を中心に原本の電子化が可能になっている可能性があります。
したがって、2022/5以降に電子契約サービスを導入する場合には、電子化予定の契約書の原本が電子化可能か、デジタル改革関連法案も含めて確認していく必要があるでしょう。
覚書の他、発注書や請求書を電子化できる場合がある
電子契約サービスは、”契約”とサービス名に文言がついているものの、発注書や請求書を相手方に送付することができます。
電子契約サービスは仕様上、テンプレートとして帳票を登録し、相手方のメールアドレスさえ登録すれば、電子署名付の帳票を相手方に送付できるのです。
しかし、電子契約サービスは契約書を送付するために作成されたシステムですので、請求書配信などに求められるeシール付与などの機能が搭載されていない場合が多いです。
したがって、電子契約サービス上に請求書や発注書などを送付する際に必要な機能が搭載されているか確認が必要ですので注意ください。
電子契約サービス導入のメリット
電子契約サービスを導入することで、契約書や覚書の電子化が可能です。他にもいくつかメリットがありますので以下で紹介します。
印紙税などのコスト削減効果
電子契約サービスを活用することで以下のコスト削減を期待できます。
- 印紙税の削減
- 書面契約の作成・郵送・管理コストの削減
- 監査コストの削減 など
世界No1シェアを誇るDocuSignを導入したソフトバンク株式会社では、1通あたり2,500円のコスト削減効果があったと公表していることからも、電子契約サービス導入によるコスト削減効果は大きいといえるでしょう。
取引のリードタイム短縮を期待できる
郵便法が2021/10に改正され、普通郵便の最短配送日が翌々日と取引のリードタイム長期化が懸念されています。特に海外企業との取引や、個人事業主とのNDA締結のやり取りで修正が多数発生するような業務をする企業にとってはより課題は深刻です。
この点、電子契約サービスであれば契約締結用のURLが記載されたメールを相手方に送付する方法で契約締結ができますので、取引のリードタイム短縮を期待できます。
簡単に文言変更などの法対応ができる
電子契約とはいえ、契約書なので税法に基づいた保存が必要です。例えば、法人税法に基づいた7年（繰越欠損金がある場合は10年）や、電子帳簿保存法に基づいた検索性や真実性を満たした保存などです。
電子契約はもちろん、エクセルファイルなどでも作成はできますが、上記のような法対応をするのは厳しいのが実情のようです。
加えて、例えば、上記でも紹介した電子帳簿保存法の電子取引要件では、対応しなかった場合に、青色申告の承認取り消しなどのリスクがあります。したがって、対応が難しいと言って対応しないわけにはいきません。
この点、電子契約サービスであれば簡単に上述のような法対応ができます。システム上で長期保存や検索項目の付与、真実性格のためのタイムスタンプ付与などが可能な場合が多いようです。
また、今後は2023/10に施行されるインボイス制度などの影響で、契約書上の文言変更が求められると考えられますが、電子契約サービス上で文言変更を逐次できる点もメリットでしょう。電子契約サービスであれば、細かに変更のある法律に基づいた文言変更ができます。
まとめ 覚書など契約書以外の文書も電子化して、関連業務を効率化しよう！
覚書も契約書と同様に電子化して、送付・保存ができます。覚書以外にも請求書や発注書に対して電子契約サービスを利用して、送付することも可能でしょう。
しかし、電子契約サービスは、あくまで契約書の送付のためのシステムですので、契約書以外を送付する場合は、システム的な要件を満たしているか確認をしてください。
覚書や契約書など様々な書面を電子化できるのに加えて、細かな文言変更や印紙税の削減など多数メリットがあります。ぜひ電子契約サービスを導入して契約業務を効率化してください。