「電子契約って法的に有効?」
「電子契約を利用する際に雛形をどのように変更したらよい?」
と疑問に感じていませんか。
結論、電子契約は書面契約書と同様に法的に有効です。
書面契約書と同様に真正性を確保できます。とはいえ、真正性の確保方法が書面契約書と異なるため、理解が必要でしょう。
また、電子契約を導入した場合、契約書の文言が必要になります。契約書の文言を変更しないと、認識に齟齬が起きる場合がありますので、修正が求められます。
当記事では、電子契約の法的有効性や他参照すべき法律、契約書の文言変更箇所などをご紹介します。
電子契約は法的に有効?
冒頭でもご紹介した通り、電子契約は法的に有効です。以下では、電子契約の法的有効性について順を追って解説していきます。
そもそも、契約はどのような形式でも成立する
そもそも、契約書は民法522条に記載がある通り、どのような形式・方法でも成立します。
2 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。
つまり、極論をすれば口頭でも契約は成立するのです。とはいえ、口頭などによる契約では、万が一係争になった場合に証拠の信頼性が乏しいので、多くの場合では契約書を残しています。
書面契約書では真正性を確保するために押印をする
書面契約書では、契約書に対して真正性を付与するために押印を実施しています。書面契約書に押印をすることで、2段の推定を根拠に真正性を確保できると考えられています。
2段の推定とは以下のロジックからなりたつ考え方です。まず、民事訴訟法228条を参照すると以下の記載が読み取れます。
民事訴訟法228条 (1〜3項略) 4 私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
つまり、本人押印や署名があると真正性が成立すると判断できます。しかし、本人の意思による押印であるかどうかを証明することが難しい点に課題があると気づくでしょう。そこで、最判昭和39年5月12日民集18巻4号597頁を参照すると以下の記載が読み取れます。
文書中の印影が本人または代理人の印章によって顕出された事実が確定された場合には、反証がない限り、該印影は本人または代理人の意思に基づいて成立したものと推定するのが相当であり、右推定がなされる結果、当該文書は、民訴326条にいう「本人又は其ノ代理人ノ(中略)捺印アルトキ」の要件を充たし、その全体が真正に成立したものと推定されることとなる
つまり、本人の意思による押印であるか不明である場合でも、本人の印鑑による押印があれば本人の意思による押印であると見做せると判断できます。本人の印鑑かどうかは印鑑証明で担保できますね。
以上の2段の推定を利用することで書面契約書では真正性を確保しています。
電子契約では真正性を確保するために電子署名を付与する
一方で、電子契約では電子署名を付与することで真正性を確保しています。電子署名とは以下の要件、電子署名法第2条を満たす電子的な署名のことを指します。
第二条 この法律において「電子署名」とは、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
つまり、以下の要件を満たす電子的な署名が電子署名です。
- 電子署名が本人によって署名されたことが証明できること(本人性)
- 電子署名後に改ざんされていないことが証明できること(非改ざん性)
電子署名を付与することで真正性を確保できることは、電子署名法第3条に記載があります。
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
以上のように電子契約に電子署名を付与していただければ、書面契約書と同様に真正性を確保することが可能です。したがって、電子契約も書面契約書と同様に法的有効性や真正性を確保しながら利用することが可能といえるでしょう。
係争時の信頼性が異なると見込まれる場合がある
法的に有効である電子契約ですが、利用する電子契約のタイプにより係争時の信頼性が異なる場合も考えられます。電子契約のタイプは以下の2通りです。
- 立会人型
- 当事者型
立会人型は契約締結用のURLを相手方に送付して契約を締結するようなタイプの電子契約サービスです。したがって、手間やコストをかけることなく簡易に契約締結できる点にメリットがあります。一方で、万が一、係争があった場合に、当事者型と比較して信頼性に若干劣ると見込まれる点に懸念があります。
とはいえ、多くの顧客では立会人型と選択されているようです。万が一の係争に備えたい場合に限り、当事者型と立会人型を併用可能なハイブリッド型電子契約サービスを導入されているようです。
他参照すべき法律
以上では、電子契約サービスに関連する電子署名法などを紹介しましたが、以下では他参照しておくべき法律を簡単に紹介します。
電子帳簿保存法
電子契約は電子とはいえ契約書ですので、税法上の国税関係書類以外の書類に該当し、かつ、電子取引に該当しますので、電子帳簿保存法電子取引要件を満たした保管管理が必要です。電子取引要件は以下の通りです。
- 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
- 見読可能装置の備付け等
- 検索機能の確保
- 真実性の確保
この中で特筆すべきは検索性の確保と真実性の確保についてです。
検索性の確保
検索性の確保では主要3項目(契約日、契約相手名、契約金額)で最低限検索できる必要があります。ただし、国税調査時に調査官のダウンロードの求めに応じられない場合は、上記に加えて、範囲検索や複数条件検索を求めれますので注意が必要です。
真実性の確保
真実性の確保では、以下いずれかの中から自社の都合の良い方法を選択して保管管理する必要があります。
- タイムスタンプが付された後の授受
- 速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付す
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
ただし、訂正削除履歴を考慮したシステムとは、前提としてCloud利用がある点に注意が必要です。また、電子契約を一度ダウンロードして他システムで電帳法要件を満たす場合には、訂正削除履歴が考慮されたシステムの利用はできない点にもご留意ください。
法人税法
法人であれば電子契約は法人税法上で最低7年(繰越欠損金がある場合は10年)の保管管理が必要です。ただし、必ずしも電子契約サービス上で保管管理をする必要はなく、他システムに連携して保管管理しても大丈夫ですのでご留意ください。
契約書の文言変更ポイント
書面契約書から電子契約に変更した場合、契約書の文言変更が発生する場合があります。以下では、文言の変更箇所について解説します。
書面契約書固有の文言を変更する必要がある
書面契約書固有の以下の文言を変更する必要があります。
- 書面
- 押印
書面とは紙を示す場合が多いため、例えば書面と記載がある個所を電子データと変更する必要があるでしょう。また、電子上では押印はできませんので、例えば、電子署名と文言を修正してください。
電子印鑑の付与位置を末尾から上部に変更を推奨
書面契約書では、末尾に押印を付与する場合が多いかと思いますが、可能であれば契約書の冒頭に押印を付与するようにレイアウトを変更してください。冒頭に押印を付与するレイアウトにすることで、電子上で一括付与が可能になるためです。
また、上記で紹介した通り、電子契約で押印は法的に必須ではありません。したがって、電子契約の導入を契機に文章上の印鑑付与を廃止してもよいでしょう。
まとめ 電子契約サービスを導入して契約書管理を効率化しよう!
電子契約は書面契約書と同様に法的に有効です。また、真正性確保の点においても電子署名を利用することで確保できます。したがって、既存の書面契約書の業務を電子契約に置き換えることは可能であると判断できるでしょう。
また、書面契約書を電子契約に置き換える際に、一部軽微ですが、文言や雛形の変更が必要になる場合があります。電子契約サービス上であれば容易に雛型や文言を変更できますので、ご留意下さい。
電子契約サービスを導入して契約業務を効率化していきましょう!