働き方改革の推進やDX(デジタルトランスフォーメーション)の広がりとともに、注目される電子契約。
電子契約の方法の中には署名を使ったもの(電子署名)、印鑑を使ったもの(電子印鑑)があり、それぞれ用途やシーンによって使い分ける方が多いようです。
今回はこれら電子契約の方法である電子印鑑や電子署名について詳しく解説してきます。
- 電子印鑑と電子署名の違い
- 電子印鑑や電子署名の法的効力について
- 電子印鑑や電子署名のおすすめの業務上での使い方
これらについて詳しく知りたい方はぜひ最後まで読んでみてください。
電子契約とは
そもそも電子契約とは従来の紙の上で行ってきた契約をWeb上で行えるようにしたもの。紙の契約では署名や押印が使われていましたが、電子契約ではそれらに代わり電子署名や電子印鑑が用いられます。
民法の契約の自由の原則によって電子契約であっても紙の契約と同じように法的効力が保障され、どのような形式であっても双方の合意があれば、契約は有効とされます。
電子印鑑と電子署名の違い
従来の押韻に代わるのが電子印鑑、手書きで行っていた署名に代わるものが電子署名。それぞれの違いは本人性の証明度の違いとなります。
電子印鑑は印影を画像データ化させてPDFやWord、Excelなどに貼り付けて使うものが多く、この方法だと比較的模倣やコピーしやすく、本人性の証明には不安。
ただし、電子印鑑を内包した電子契約サービスもあり、こちらは非改ざん性を証明しやすいので、電子署名と同じ法的効力を持つと考えて良いでしょう。
電子印鑑や電子署名の法的効力について
先ほどもお伝えしたように、電子印鑑や電子署名は民法の契約の自由の原則に基づき、法的効力があるとみなされます。
ただし、データ上で行われる契約方式ですので、電子印鑑や電子署名が改竄されていないか、正しく使用されているかをチェックする必要があります。
とはいえ、これは紙の契約であっても、押印や署名が本人であるか確認することになりますので、電子契約化したからといって、手間が増えるというわけではありません。
ではどのようにその電子印鑑や電子署名が本人が使用したものであるか、それを証明する機能が電子契約サービスにはいくつ種類がありますので、ご紹介していきます。
電子証明書
電子証明書とは、いわば印鑑で例えると印鑑証明書のようなものです。つまりこの電子署名や電子印鑑を押したのは本人であると強く証明できるというもの。
電子契約そのものは紙の契約と同等の方的効力を持つと考えられますが、万が一係争になった場合は電子証明書がある電子契約の方が証明性は高まります。
ただ、この電子証明書は取得・発行までに一定の時間やコストがかかることになりますので、余裕を持った契約が必要となるでしょう。
デジタル署名
デジタル署名は一般的に電子署名のサイン方法の一つ。電子署名をさらにセキュリティレベルを高めた方式のこと。
公開鍵暗号方式による電子署名の暗号化や、認証局からの電子証明書を付与することで改ざんやなりすましのリスクを大幅に軽減することが可能な技術と覚えておくと良いでしょう。
おすすめの業務上での使い方
広く認識されているので実際に使用している社印や実印の印影を画像化してPDFやWord、EXCELに貼り付けて使うもの。
ただしこれですと電子署名と比較するとコピーや改ざんへの不安があります。
もし従来の押印のように電子印鑑を使用したいのであれば、電子印鑑を備えた電子契約サービスを選んだ上で、社内稟議や各種申請・回覧、業務連絡・事例など社内の承認中心に使うのが良いかもしれません。
その場合は世界No.1シェアのDocuSign(ドキュサイン)や国内で人気のGMOサインは電子署名、電子印鑑の機能、両方が備わっていますので、シーンにあった使い分けが可能なので便利。
印鑑で有名なシャチハタもシャチハタクラウドというサービスを展開していますが、社外との取引があるのであれば、電子署名の機能が充実してるDocuSignやGMOサインを選ぶ方が長期的に見ると良いということになります。
電子印鑑をお求めの方におすすめなDocuSignとGMOサイン
それではDocuSignとGMOサインについても詳しくご紹介していきます。
DocuSign、GMOサインともに海外シェア、国内導入数No.1の人気電子契約サービス。もちろん必要となる電子署名機能が充実しており、今回のテーマである電子印鑑の機能をデフォルトで備えています。
どちらもおすすめの電子契約サービスですが、使いやすさや手軽さ、中小企業以上の会社様でしたら DocuSign。
国内企業との取引を中心に考えるのであれば、GMOサインが良いです。
海外シェアNO.1! DocuSign(ドキュサイン)
当サイトでも数多く取り上げている、Docusign(ドキュサイン)は、180か国以上、100万社以上の企業が利用している電子署名サービス。
特に米国では連邦政府、州政府、地方政府機関を含む3,000以上の米国政府機関で利用されています。
日本においても、不動産、製薬、製造、金融、情報・通信、ITサービスなど様々な業界でDocusignが導入されており、業務効率や生産性を向上を実現。Docusignを導入している主な日本の企業の一部をご紹介します。
- 卸売：三井物産株式会社
- 精密機器：オリンパス株式会社
- 人材：株式会社パソナ、タイガーモブ株式会社
- 出版：集英社 少年ジャンプ＋編集部
- 金融：SBペイメント株式会社（旧ソフトバンク・ペイメント・サービス株式会社）、株式会社Paidy
- 情報・通信：日本電気株式会社（NEC）、NECネッツエスアイ株式会社、エイベックス株式会社、株式会社ドワンゴ
- ソフトウェア・ITサービス：NTTテクノクロス株式会社、NTTアドバンステクノロジ株式会社、株式会社SmartHR
- エネルギー：株式会社高田屋
- 債務保証：プラザ賃貸管理保証株式会社
- 不動産：株式会社オープンハウス、プロパティエージェント株式会社、イーコネクション株式会社
- 建築・設計：株式会社フロンティアコンサルティング など
Docusignの電子契約システムは、グローバル標準で設計されているため利便性が高く、国内外のどの顧客ともスムーズに使うことができるのが大きいです。
また、世界中で数億ものユーザーが利用しているという信頼性の絶大さや、世界の様々なセキュリティ認証を取得しているという安全性の高さもおすすめポイントとして挙げられます。
電子印鑑を簡単作成、登録しておいて呼び出して使える
もちろん電子印鑑機能も他のサービスと比較しても充実。電子印鑑を使用したい際には、書類データに「印鑑フィード」を設定するだけ。
ドキュサインはシャチハタ社と提携しており、登録されているネーム印であれば無料ですぐに作成し使用することが可能。
また社印などの印影データをアップロードしたり、社名や部署名を組み合わせて新たに電子印鑑として作成して保存、呼び出して使用することもできます。
国内導入者数NO.1 GMOサイン
GMOサインで電子印鑑を使用するのであれば、「契約印&実印プラン」がおすすめ。電子印鑑、電子署名ともに昨日は充実しており、国内大手ということもあり信頼性が高いですが、少し割高なのは導入を考えると少しネックかもしれません。
契約印&実印プランで利用できるシステムと概要は以下の通りです。
- 宛先や内容の異なる契約書も⼀括送信できる差込文書一括送信機能
- スマホアプリでいつでもどこでも電子契約締結業務完了
- ユーザーごとに役割と権限を設定できる役割・権限設定
- プロジェクトや部署ごとにグルーピングして運⽤できるユーザーグループ管理
- 部外秘の文書も安心して保管できる閲覧制限
- 契約書送信時に社内承認者の設定が可能
実印タイプと契約印タイプが選べ、簡単運用可能
GMOサインでは電子署名をする際に署名か印影かを選ぶことができます。つまりシーンやスタイルに合わせて、その都度選ぶことができるというわけですね。
電子印鑑のスタイルや世帯も簡単に変更できますので、初めて電子契約や電子印鑑を導入される方にも安心です。