「電子契約サービス導入時、どのようなフローをとればいいのかな」
「導入フローごとに注意すべきポイントが知りたい」
と疑問に感じていませんか。
電子契約を導入する場合、一般的に5つのフローを経て導入します。各フローごとに注意点がありますので、注意点に気を配りながら電子契約サービスの導入準備を進めましょう。
当記事では、電子契約サービスの導入時に注意すべきポイントをフローごとにご紹介します。
ステップ①：導入目的の確認
導入前に電子契約サービスを導入する目的を確認しましょう。
対象帳票の洗い出し
電子契約導入時、電子化する契約書を洗い出す必要があります。契約書によっては電子文書を原本とできない場合がありますので注意が必要です。
例えば、不動産業界の一部の契約書は一度の契約金額が大きいため、書面での契約締結を法的に求めています。
以下、電子文書を原本とできない契約書の例です。
【公正証書の作成が必要とされる類型】
- 事業性貸金契約の保証契約（民法465条の6）
- 定期借地契約（借地借家法22条） など
【書面交付が必要とされる類型】
- 宅地建物売買等の媒介契約書（宅建業34条の2）
- 宅地建物売買等契約における重要事項説明時に交付する書面（宅建業法35条） など
ただし、契約書の電子化自体は認められていますので、検索性や管理のしやすさを向上させるために契約書を電子化し、原本は書面保管のような対応例も考えられますので、自社の運用に適した方法をご検討ください。
対象帳票の電子化にどのようなメリットを望むか
対象帳票の洗い出し後、電子化した場合にどのようなメリットを望むか明確に決定しましょう。電子契約サービスの導入メリット例は以下の通りです。
- 書面契約固有のコスト削減
印紙税は書面毎に2,000円～かかる場合もあり、削減できた場合のコストメリットが大きいです。他にも管理・保管場所や書面契約の維持管理にかかる人件費を削減できる点もメリットでしょう。また、検索性向上による監査コスト削減効果も見逃せません。 - 取引のリードタイム短縮
電子契約サービス上で契約書の作成し、契約締結のためのURLが記載されたメールを相手方に送付するのみで契約が締結できる場合が多いため、取引のリードタイム削減が見込めます。 - セキュリティの向上
電子契約はもちろん、既存の書面契約書も電子化することでクラウドなどシステム上で文書を一元管理できますので、セキュリティの向上を期待できます。
電子契約に求めるシステム要件の洗い出し
電子化した場合のメリットの検討後、求めるシステム要件を洗い出しましょう。以下では、取引のリードタイム短縮をメインのメリットととらえた場合のシステム要件例をご紹介します。
- 立会人型を付与できる仕組みか（URL付きのメールを相手方に送付するだけでデジタル署名を付与し契約を締結できるか）
- 契約書のテンプレートを登録・管理する機能があるか
- 一括送信機能があるか
- 顧客ごとの承認ステータスを管理できるか
- ワークフロー機能はあるか など
ステップ②：電子契約サービスの比較検討
電子契約サービス導入の目的確定後、複数の電子契約サービスの比較検討をするフローです。
目的に対するシステム要件を満たすか
上述で洗い出したシステム要件を満たすか検討します。ただし、電子契約サービスによってはインターネット上でシステム要件を十分に確認できない場合がありますので、問い合わせが必要な点に注意しましょう。
特にある程度大きな企業向けのプランであると、システム要件の確認は個別確認になる場合が一般的なようです。
セキュリティを強化できるか
システム要件を満たすか確認が必要ですが、あわせて全社のセキュリティを強化できるか必ず検討しましょう。
書面契約を電子契約に変更した場合、書面契約時のセキュリティリスクを低減できるものの、一部電子契約固有のセキュリティリスクが発生しますので対応が必要です。
例えば、対象文書の不正コピー・持ち出しや対象システムへの不正侵入などです。したがって、上記のようなセキュリティリスクに対応する機能があるか確認する必要があるでしょう。確認すべき機能例は以下の通りです。
- IPアドレス制御ができるか
- 文書別にアクセス制御・管理ができるか
- 通信の暗号化・保管文書の暗号化がされているか
- 二要素認証は利用できるか など
法律への対応は可能か
国内企業と取引し、税務会計監査を受ける場合、電子契約は電子帳簿保存法電子取引要件にしたがった保存が必要です。したがって、電子取引要件を満たした機能であるか確認しましょう。確認すべき機能例は以下の通りです。
- タイムスタンプを付与できるか（真実性の確保）
- 主要3項目(取引年月日、取引金額、取引先名)で検索できるか など
ただし、電子帳簿保存法は電子契約サービス自体で満たさなくとも、他システムで要件をみたし、保存すれば適法ですので、自社の運用に適した保存方法をご検討ください。
また、電子契約は税法の規定に従い、対象書類を最低7年の保管（繰越欠損金がある場合は10年）が必要ですので、電子契約サービス上で契約書を管理・保管する場合は長期保管できるか、ストレージの利用料金プランはどのようになっているか確認しましょう。
ステップ③：社内稟議のフローにのせる
電子契約サービス導入のメリット、定量効果を算出の上、社内稟議に企画書を提出し、承認および予算を獲得しましょう。
電子契約サービス導入時のメリットは印紙税削減効果などコストメリットの算出がおすすめです。電子契約サービスの中には自社のホームページ上で定量効果の算出シュミレーションを提供しているページもありますので是非ご検討ください。
ステップ④：社内の業務フロー・規定の整理をする
電子契約サービスを導入することで社内の承認フローなどの業務フローが大きく変わります。したがって、承認フローや業務フローの変更に伴い、社内規程や業務フローの定義書の整備が必要です。
また、業務フローや承認フローの変更に伴い、新業務フローおよび承認フローにおける電子契約サービスの使い方などを社員にアナウンスする必要がある場合があります。
サービス事業者の中にはレクチャーを代行するサービスを提供する事業者もいますので、負荷が高ければサポートを依頼しましょう。
ステップ⑤：取引先と電子契約サービス導入の合意を得る
既存の契約締結までのフローを変更する場合、取引先からフロー変更の合意を得る必要があります。フローを変更するメリットを明確に取引先に提示する必要がある点に注意が必要です。
また、新契約フローの合意を得る際、当事者型などを利用する場合、導入時に取引先にコストや手間をかけてしまう場合がありますので、手間やコストをかけたくなければ立会人型を利用可能な電子契約サービスを導入しましょう。
また、利用する電子契約サービスの知名度がネックでフローの変更の合意が得られない場合があります。したがって、安全策をとるのであればある程度業界シェアのある電子契約サービスを導入したほうがよいです。
おすすめの電子契約サービス：DocuSign
電子契約サービスを導入するのであれば、DocuSignがおすすめです。
DocuSignは世界180か国以上で利用され7割弱の世界シェアを誇る電子契約サービスです。DocuSignは世界No.1シェアを誇るだけあり、電子契約システムに求められる機能を網羅しています。
例えば以下の機能を搭載しています。
- 契約書のテンプレート登録・管理機能
- ワークフロー機能
- 一括送信・管理機能
- モバイル対応機能
- Googledriveなどのクラウド製品との統合機能
- 多言語対応機能
- リマインダー通知機能 など
また、DocuSignは日本国内においても高い知名度・導入実績を誇りますので、導入時に取引先から知名度を理由に新契約フローを断られにくい点もメリットです。
加えて、高水準のセキュリティであることの証明として、現状入手可能な最高レベルのグローバル情報セキュリティ保証であるISO 27001を取得しています。
他、セキュリティ、可用性、処理の整合性、機密性など、ビジネス全体の内部統制の設計と運用の有効性を証明するSOC 1 Type 2およびSOC 2 Type 2を取得していることからもセキュリティについて堅牢であるといえます。
まとめ 導入フローを確認して円滑に導入しよう！
電子契約サービスを導入する際、導入目的を明確にする段階が最も重要です。目的さえ明確になっていれば、システム要件の洗い出しやシステム比較、新業務フロー・承認フローの検討などは工数をかけることなくスムーズに対応できるでしょう。
電子契約サービスを導入して、押印業務を廃止し契約業務のフローを効率化していきましょう！